Zusammenfassung
Wichtige Fakten zum Offboarding
- Offboarding organisiert den Austritt von Mitarbeitern.
- Es umfasst technische und externe Prozesse.
- Offboarding sorgt für geordnete Übergaben und Feedbackgespräche.
- Eine Offboarding-Checkliste stellt sicher, dass alle Schritte beachtet werden.
- Ein gut strukturiertes Offboarding ist für alle Beteiligten von Vorteil.
Definition
Was versteht man unter Offboarding?
Der Begriff Offboarding stammt aus dem Englischen und bedeutet wörtlich „von Bord gehen“. Er beschreibt den geplanten Prozess, der erfolgt, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Offboarding ist das Gegenstück zum Onboarding, das Neueinstellungen betrifft. Dabei ist es egal, ob die Kündigung vom Mitarbeiter oder vom Arbeitgeber ausgeht. Oft spricht man auch von Exit-Management, das technische und externe Prozesse umfasst, um den Austritt zu organisieren.
Offboarding als geplanter Prozess
Offboarding-Prozesse laufen in zwei Bereichen ab: technisch und extern.
- Technisches Offboarding betrifft alle notwendigen Schritte, die innerhalb des Unternehmens durchgeführt werden, wie die Verwaltung von Zugriffsrechten, Rückgabe von Arbeitsmitteln und die Personalabwicklung.
- Externes Offboarding bezieht sich auf externe Unterstützungsmaßnahmen, wie z. B. Beratungen durch Coaches, die den Arbeitnehmern helfen, mit den emotionalen und psychologischen Folgen einer Kündigung umzugehen.
Ein gut organisiertes Offboarding nützt sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern. Unternehmen demonstrieren Professionalität, während ausscheidende Mitarbeiter die Chance haben, Feedback zu geben und einen geordneten Übergang für Kunden zu schaffen. Damit das Offboarding reibungslos funktioniert, sollte es durch eine Offboarding-Checkliste unterstützt werden.
Die Offboarding-Checkliste
Eine Offboarding-Checkliste hilft, den Prozess strukturiert abzuwickeln, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Diese Checkliste begleitet den Ablauf von der Kündigung bis zum letzten Arbeitstag und stellt sicher, dass alle wichtigen Aufgaben erledigt werden:
- Verwaltung technischer Zugänge,
- Rückgabe von Firmenmaterialien,
- Übergaben und Abschlussgespräche,
- Buchhalterische Abwicklung (Gehaltsabrechnung, Kostenerstattungen).
Je nachdem, aus welchen Gründen ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann der Offboarding-Prozess unterschiedlich verlaufen.
Offboarding bei Ausscheiden aus dem Unternehmen
Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt. Diese Gründe können einvernehmlich oder einseitig sein und beeinflussen den Offboarding-Prozess entsprechend.
Bei Kündigung nach kurzem Arbeitsverhältnis
Ein kurzes Arbeitsverhältnis liegt meist vor, wenn der Mitarbeiter weniger als ein Jahr im Unternehmen war. In diesem Fall gibt es oft weniger Übergaben und weniger internes Wissen, das weitergegeben werden muss.
Es ist jedoch sinnvoll, nach den Gründen für die Kündigung zu fragen, besonders wenn sie durch unternehmensinterne Faktoren wie falsche Versprechungen oder Probleme im Team ausgelöst wurde. Das Offboarding sollte in diesem Fall zur Verbesserung der internen Strukturen genutzt werden.
Bei einvernehmlicher Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Ist die Beendigung des Arbeitsverhältnisses einvernehmlich, kann ein Aufhebungsvertrag sinnvoll sein, um die Stelle frühzeitig neu zu besetzen. Mithilfe einer Offboarding-Checkliste (s. oben) kann der Übergang strukturiert ablaufen.
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgrund von Fehlverhalten
Eine fristlose Kündigung stellt einen Sonderfall im Offboarding dar. Hier muss sichergestellt werden, dass der Kündigungsgrund rechtlich sicher ist. Das Offboarding erfordert dann einen Notfallplan, da die Trennung meist unerwartet erfolgt.
Wichtige Maßnahmen sind:
- Sofortige Sperrung aller Zugänge,
- Verhinderung weiterer Schäden,
- Informierung des Teams über die Umstände der Kündigung.
Ein offizieller Abschied entfällt meist, dennoch sollte das Unternehmen offen mit den Gründen umgehen, um Gerüchte und Unruhe zu vermeiden.
Beim Eintritt in den Ruhestand
Beim Eintritt in den Ruhestand handelt es sich um eine geplante Trennung mit langem Vorlauf. Der Offboarding-Prozess kann hier früh beginnen und ermöglicht eine entspannte Übergabe des Wissens. Idealerweise wird die Nachfolgestelle schon vorher besetzt, sodass der neue Mitarbeiter umfassend eingearbeitet werden kann. Ein emotionaler Abschied ist oft Teil des Prozesses.
Bei einem Todesfall
Der plötzliche Tod eines Mitarbeiters stellt ein Horrorszenario für jedes Unternehmen dar. In solchen Fällen verläuft das Offboarding anders als üblich. Zunächst müssen Regelungen zu Unternehmens- und Privatbesitz getroffen sowie Lohnfortzahlungen organisiert werden. Auch die psychologische Unterstützung der Kollegen darf nicht vernachlässigt werden.
Der Ablauf des Offboarding-Prozesses
Der Offboarding-Prozess umfasst mehrere Schritte, die aufeinander aufbauen. Dabei ist es wichtig, den Prozess strukturiert zu planen und den Datenschutz zu beachten.
Beispielhafter Ablauf:
- Die Personalabteilung wird über die Kündigung informiert und startet den Prozess.
- Das Recruiting für die Nachfolge beginnt. Der ausscheidende Mitarbeiter erhält eine Checkliste mit Übergabeterminen und wichtigen Aufgaben.
- Das Team und die Kunden werden über die Nachfolge informiert.
- Die Buchhaltung regelt die Auszahlung des letzten Gehalts, offene Erstattungen und Steuerbelege.
- Der Abschied kann in einem Meeting oder einer größeren Feier erfolgen.
Auch nach dem Offboarding ist es sinnvoll, den Kontakt zum ehemaligen Mitarbeiter zu halten. So kann bei späteren offenen Stellen auf bewährte Kräfte zurückgegriffen werden.
Während des gesamten Prozesses ist der Datenschutz entscheidend. Zudem sollten die Erkenntnisse aus dem Offboarding genutzt werden, um Verbesserungen im Unternehmen vorzunehmen und zukünftige Kündigungen zu vermeiden.
