Outsourcing

Grundsätzlich gilt es, zu klären, wann Outsourcing sinnvoll ist. Es gibt mehrere Gründe, warum sich Outsourcing lohnt und bestimmte Prozesse Ihres Unternehmens auszulagern vorteilhaft sein kann. Outsourcing hat vor allem in den letzten Jahren immer mehr an Beliebtheit gewonnen. Der Grund: Der erhöhte Kostendruck. Somit lässt sich der Bedarf an Outsourcing unter anderem durch die Globalisierung und Internationalisierung der Wirtschaft erklären.

Sie können sich durch die Fremdvergabe von Aufgaben wieder auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und sich beispielsweise der Weiterentwicklung Ihrer Produkte und der Strategie zuwenden. Sie brauchen keine Zeit mehr in die Bewältigung administrativer Tätigkeiten zu stecken. Hier bietet sich ein Outsourcen der Buchhaltung oder die Auslagerung des Backoffice an. Auf längere Sicht trägt dies auch zur Umsatzsteigerung bei.

Im nächsten Schritt hilft Ihnen das Outsourcing, Kosten zu sparen. Das funktioniert auf mehreren Wegen und lässt sich am Beispiel des Lager- und Logistik-Outsourcings verdeutlichen:

• Kosten für Logistik sparen: Durch den Aufbau eines externen Lagers bei einem Dienstleister können Sie oftmals auch gleich den Versand Ihrer Produkte dort abwickeln. So sparen Sie sich erneut Kosten für Verpackungsmaterial, Mitarbeiter und Räumlichkeiten, in denen Ihre Produkte versandfertig gemacht werden. Da große Dienstleister viele Kunden betreuen, können diese zu günstigeren Konditionen verpacken und versenden.
• Lagerkosten sparen: Durch den Aufbau eines Lagers direkt bei Ihrem Dienstleister, müssen Sie selbst keine Lagerfläche oder eine neue Infrastruktur errichten und unterhalten. So sparen Sie nicht nur Lagerhaltungskosten und Kosten für den Bau etc., sondern ebenfalls Personalkosten.

Gleichzeitig können sich Ihre Unternehmensleistung bzw. Ihre Produkte durch das Auslagern verbessern. Outsourcing erlaubt Ihnen, trotz erhöhtem Kostendruck weiterhin Ihre Qualitätsstandards einhalten zu können. Wenn Sie für die Weiterentwicklung und Produktion Spezialisten beauftragen, erhalten Sie bei Problemen Zugang zu innovativen und optimierten Lösungen im Rahmen des Outsourcing-Prozesses.

Würden Sie diese Aufgabenbereiche nicht auslagern, kämen Sie nicht in den Genuss dieser Ressourcen. Zudem können diese Anbieter die Aufgaben schneller und effizienter bearbeiten, sodass Sie Ihre Ziele durch das Outsourcing mit einem Partner in kürzerer Zeit erreichen.

Das Outsourcing geht mit Pro und Contra einher. Der Fremdbezug kann Vorteile und Nachteile für Ihr Unternehmen bringen, über die Sie sich zu Beginn im Klaren werden müssen. Die genannten Vorteile klingen bereits sehr überzeugend. Wenn Sie Aufgaben auslagern möchten, ergeben sich weitere Vorzüge:

• Abhängigkeit von Fachkräften verringern, höhere Flexibilität: Sie sind nicht auf Arbeitskräfte angewiesen, die Sie in Ihrem Unternehmen anstellen. Expertise findet sich auch in anderen Dienstleistern.
• Höhere Produktivität: Die Dienstleister sind Spezialisten auf ihrem Gebiet. Durch ihr Wissen und die Erfahrung erledigen sie die Arbeit schneller und sorgfältiger.
• Weniger Fixkosten: Im Vergleich zu Mitarbeitern, die Sie Monat für Monat bezahlen müssen, nehmen Sie die Leistungen von externen Partnern nur dann in Anspruch, wenn Sie diese benötigen und Budget vorhanden ist. Hierfür sollten Sie darauf achten, keine langfristigen Verträge abzuschließen. Die Personal-, Sach- und Kapitalkosten verringern sich dadurch und es entstehen variable Kosten.
• Reduktion der Komplexität: Durch das Auslagern von Aufgaben verlieren die unternehmerischen Tätigkeiten an ihrer Komplexität und Sie können Ihre Arbeitsleistung auf wenige Bereiche fokussieren.
• Geringere unternehmerischen Risiken: Sollte es zu finanziellen Engpässen kommen, können Sie bei der Zusammenarbeit mit externen Firmen und Dienstleistern Kosten einsparen. Sie brauchen nicht Ihre eigenen Mitarbeiter zu entlassen.

Neben den Vorteilen entstehen auch einige Nachteile, die Gründe gegen das Outsourcing liefern:

• Sie machen sich zwar weniger abhängig von Fachkräften, aber es entsteht eine Abhängigkeit gegenüber Ihrem Dienstleister.
• Diese Abhängigkeit kann sich negativ auswirken, da Sie weder die Qualität der Weiterentwicklung der Drittanbieter bewerten können noch sich vor schlechten Leistungen schützen können. Diese können schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben.
• Nachteile können sich auch auf Ihre Mitarbeiter auswirken. Diese können durch das Outsourcing demotiviert werden und gleichzeitig geht das interne Know-how verloren. Mitarbeiter werden ggf. versetzt oder entlassen.
• Unterschätzen Sie zudem nicht den Aufwand bei der Kommunikation und Koordination. Besonders zu Beginn der Zusammenarbeit sind öfter Absprachen nötig.
• Ein sehr wichtiger Aspekt der Probleme bei Outsourcing betrifft die Datensicherheit. Möglicherweise hat Ihr externer Dienstleister Einblicke in interne Informationen. Dadurch besteht ein erhöhtes Risiko der Weitergabe von Betriebsgeheimnissen bzw. Betriebsspionage. Sie sollten in jedem Fall eine Geheimhaltungsvereinbarung treffen, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Sie können praktisch alle Leistungen Ihres Unternehmens abgeben. Von kleinen Aufgaben bis zu kompletten Prozessen und ganzen Abteilungen ist alles möglich. Bevor Sie in die Planung Ihres Outsourcings gehen, sollten Sie sich die unterschiedlichen Varianten vor Augen halten.

Beispiel: Ein Unternehmen möchte prüfen, ob es vorteilhaft ist, die EDV auszulagern und IT-Leistungen nicht mehr selbst zu erbringen. Um dies zu ermitteln, wird ein Kostenvergleich erstellt.
Hierfür werden im ersten Schritt alle Ausgaben aufgelistet, die anfallen, wen die interne EDV-Abteilung die Leistungen weiterhin übernimmt. Dazu zählen neben den Personalkosten auch Ausgaben für Räumlichkeiten, Abschreibungen, Energie, Wartung und Versicherung. Da das Unternehmen für die EDV eine eigene Kostenstelle eingerichtet hat, lassen sich diese Ist-Kosten des aktuellen Jahres gut ermitteln und für das Gesamtjahr hochrechnen. Auch die Kosten für Versicherungen und Verträge lassen sich genau bestimmen. Schätzungen hingegen sind für Material oder Reparaturen nötig. Hier können Durchschnittswerte aus den Vorjahren hilfreich sein.

Um die Kosten realistisch zu vergleichen, wird durch Gespräche mit mehreren Anbietern ein Katalog mit den gewünschten Leistungen und Anforderungen erstellt. Die möglichen Kooperationspartner für das Outsourcing können daraufhin Angebote erstellen und das günstigste wird im Anschluss mit den aktuellen Kosten verglichen. 
Das Ergebnis: Aus wirtschaftlicher Sicht ist die Auslagerung lohnenswert.

Um bestimmte Aufgaben und Prozesse effizient auslagern zu können, empfiehlt es sich, strukturiert zu agieren. Für ein erfolgreiches Outsourcing ist das richtige Vorgehen erforderlich. Halten Sie sich daher an folgende Schritte:

• Auslagerung planen: Erörtern Sie den Aktuellen Status-quo. Wo können Sie Schwachstellen definieren? Welche Tätigkeiten möchten Sie an Dienstleister abgeben? Sollten mehrere eine Option sein, kann eine Liste mit Priorisierungen helfen. Auch Vor- und Nachteile der Auslagerung können in diesem Schritt erörtert werden. Darüber müssen Sie sich im Klaren sein, bevor Sie diese anfragen.
• Erwartungen: Klären Sie, was Sie sich von der Auslagerung erhoffen. Legen Sie Ziele fest, die Sie erreichen wollen. Mit Hilfe welcher Parameter wollen Sie den Erfolg messen?
• Budgetkalkulation: Welche finanziellen Mittel haben Sie zur Umsetzung des Outsourcings zur Verfügung? Rechnen Sie sämtliche Kostenpunkte genau durch.
• Interner Verantwortlicher: Die Bestimmung eines Mitarbeiters, der für die Planung und spätere Begleitung zuständig ist, kann sinnvoll sein. Zu den Aufgaben gehört auch die Regelung der Verträge sowie ein aktiver Austausch mit späteren Zuständigen.
• Angebote einholen: Sind die Aufgaben für das Outsourcing festgelegt, kontaktieren Sie verschiedene Dienstleister. Nach dem Recruiting  bewerten Sie die Angebote, indem Sie alle Parameter darstellen und sich über die Vor- und Nachteile bewusst werden.
• Entscheidung treffen: Die Entscheidung wird stets in Anwesenheit der Geschäftsleitung getroffen. Eine wichtige Frage ist hier, ob es eine Alternative zum Outsourcing gibt oder dies die beste Lösung ist. Prüfen Sie zuvor zudem, wie lange der Anbieter seine Leistung bereits praktiziert, ob es eine Kostenaufstellung gibt und wie die Kommunikationsabläufe gestaltet sind. Hier lassen sich bereits erste Rückschlüsse auf die Qualität der späteren Zusammenarbeit treffen.
• Vertragliches regeln: Definieren Sie in einem Vertrag, welche Konditionen für das Outsourcing sowohl für Ihr Unternehmen als auch für die Dienstleister erforderlich sind. Formulieren Sie ein Dokument, in dem die Arbeitsabläufe, die Ziele, der Umfang, die Dauer und die Kosten des Auslagerns geregelt sind. Im Rahmen der Vertragsbindung sollten zudem der Umgang mit Geschäftsgeheimnissen sowie Datenschutz geklärt sein.
• Briefing: In den ersten Wochen geht es um eine genaue sowie kontrolliere Einarbeitung. Je deutlicher Sie Projektabläufe vermitteln, Anforderungen erklären und Anfangsschwierigkeiten beseitigen, desto besser wird die Zusammenarbeit laufen. Hierzu gehört auch der Transfer von Mitarbeitern und anderen Ressourcen zu dem Anbieter. In der Anfangszeit sollten Sie die Tätigkeiten stetig überwachen, um den Nutzen bewerten zu können.
• Tagesgeschäft: Im Idealfall besteht in der Anfangszeit eine Art Parallelbetrieb zwischen Ihnen und dem Anbieter. So kann ein mögliches Scheitern direkt abgefangen werden, ohne dass Ihr Unternehmen Schäden davonträgt.
• Überprüfung der Anforderungen: Nach dem Outsourcing der Aufgaben sollten Sie als Auftraggeber eine regelmäßige (im Idealfall jährliche) Qualitätskontrolle durchführen. Die ausgelagerte Arbeit muss kontinuierlich den Erwartungen und der Zufriedenheit Ihres Unternehmens entsprechen. Wichtige Fragen sind beispielsweise: Sollte das Outsourcing dieser Aufgabe weiterhin bestehen? Haben sich Rahmenbedingungen geändert? Wie ist die Leistungsqualität? Überwiegen weiterhin die Vorteile der Auslagerung? 

Versuchen Sie, die Verantwortung, Koordination und Steuerung für den Bereich, den Sie auslagern, im eigenen Unternehmen zu behalten. Handeln Sie mit dem Anbieter eine Vereinbarung aus, die Ihnen jederzeit einen umfassenden Einblick in die Arbeitsprozesse ermöglicht. Dies soll auch ohne vorherige Ankündigung möglich sein. Achten Sie hierbei besonders auf Aspekte wie Qualifikationen und Fortbildungen des Anbieters und stellen Sie einen kontinuierlichen Know-how-Transfer zwischen Ihnen und dem Anbieter sicher.