Zusammenfassung
§ 14 UStG im Überblick
- Jeder Unternehmer in Deutschland muss beim Verkauf von Waren oder bei der Erbringung von Dienstleistungen eine Rechnung ausstellen.
- Bei sogenannten Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro müssen in Ausgangsrechnungen weniger Angaben enthalten sein.
- Auch für umsatzsteuerliche Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt die Rechnungspflicht. Sie dürfen jedoch keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen auf ihre Umsatzsteuerbefreiung hinweisen.
- Im B2B-Bereich bei zwei beteiligten Unternehmen mit Ansässigkeit in Deutschland gelten seit 1. Januar 2025 die Regelungen zur E-Rechnung.
Definition
Was besagt § 14 UStG
Der Paragraph 14 UStG legt im deutschen Umsatzsteuergesetz fest, was als Rechnung gilt und wann ein Unternehmer eine solche erstellen und dem Leistungsempfänger zukommen lassen muss. Zudem definiert diese Regelung auch, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss und wie sie dem Empfänger zur Verfügung gestellt wird.
Verpflichtung zur Ausstellung einer Elektronische Rechnung nach § 14 UStG
Seit dem 1. Januar 2025 greifen grundsätzlich die Regelungen zur elektronischen Rechnung. Doch keine Angst: Seit dem 1. Januar 2025 ist nur verpflichtend, dass ein Unternehmer eine elektronische Rechnung von einem anderen Unternehmer aus Deutschland empfangen kann. Für die Pflicht zur Ausstellung solcher E-Rechnungen gibt es großzügige Übergangsregelungen.
Wichtig: Aktuell haben die Regelungen zur E-Rechnung keinen Einfluss auf den Vorsteuerabzug. Egal, ob 2025 eine Rechnung in Papier, als pdf oder als Mail kommt, enthalten Unternehmer aus solchen Rechnungen nach wie vor einen Vorsteuerabzug, vorausgesetzt, dass alle Rechnungsangaben des § 14 UStG enthalten sind.
Wann muss nach § 14 UStG eine Rechnung ausgestellt werden?
Zunächst einmal ist es wichtig, zu verstehen, wann genau eine Rechnung ausgestellt werden muss. Laut §§ 14 und 14a UStG gilt für jeden Unternehmer dazu die Verpflichtung, eine Rechnung auszustellen, wenn er eine in Deutschland steuerbare Waren- oder Dienstleistung an eine andere Person erbringt. Einfach ausgedrückt bedeutet das: Wenn Sie als Unternehmer Umsätze erzielen, die steuerpflichtig sind, muss eine Rechnung nach § 14 UStG geschrieben werden.
Rechnungen dienen vor allem als Leistungsbeleg und machen es dem Leistungsempfänger möglich, die gezahlte Umsatzsteuer im Rahmen des Vorsteuerabzugs – falls er dazu berechtigt ist – vom Finanzamt zurückzufordern.
Die Frist für die Rechnungsstellung beträgt laut § 14 Absatz 2 Nr. 2 sechs Monate. Entsprechend muss die Rechnung spätestens sechs Monate nach der Leistungserbringung beim Kunden vorliegen.
Befreiung von der Rechnungspflicht
Die Veräußerung von Waren und Dienstleistungen, die nicht versteuert werden müssen (nicht umsatzsteuerbar), bedarf keiner Rechnung nach § 14 UStG. Ausnahme sind grenzüberschreitende Leistungen nach § 4 Nr. 1-7 UStG. Für sie muss eine Rechnung mit Hinweis auf die Steuerfreiheit ausgestellt werden.
Rechnungsangaben nach § 14 UStG
Der § 14 UStG enthält eine Liste von Pflichtangaben für Ihre Rechnung. Sie müssen unbedingt von Ihnen als Rechnungsaussteller auf dem Rechnungsdokument vermerkt werden. Ansonsten kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen. Denn fehlen Rechnungsangaben, bekommt der Leistungsempfänger vom Finanzamt seine Vorsteuer nicht erstattet. Meist wird der Rechnungsbetrag also erst beglichen, wenn die Rechnung alle in § 14 Abs. 4 UStG genannten Infos enthält.
Folgende Angaben wurden zu diesem Zweck in Paragraph 14 Abs. 4 UStG vermerkt und dürfen auf Ihren Rechnungen nicht fehlen:
- Name und Anschrift vom Leistungsempfängers und vom leistenden Unternehmer
- Steuernummer Ihres Unternehmens oder die Ihnen zugeteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine eindeutig zuordenbare Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen (aussagekräftige Leistungsbeschreibung notwendig)
- Lieferdatum
- nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die erbrachten Leistungen
- der angewandte Steuersatz bzw. der Hinweis auf eine Steuerbefreiung inklusive des relevanten Paragraphen im UStG
- ggf. ein Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
- Diese Angaben führen dazu, dass die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts bei einer Rechnung gewährleistet werden können.
Achtung
Nicht alle Pflichtangaben müssen sich auf einem Dokument befinden
Die für Rechnungen vorgeschriebenen Angaben dürfen sich auch auf mehreren Dokumenten aufgeteilt befinden. So beziehen sich Rechnungen in der Praxis oft direkt auf Lieferscheine, die das Lieferdatum sowie genaue Mengenangaben und Warenbezeichnungen enthalten.
Info
Sonderfall: Kleinbetragsrechnung
Angesichts dessen, wie groß der Verwaltungsaufwand für Unternehmen ist, die zur Rechnungsstellung verpflichtet sind, hat der Gesetzgeber eine Vereinfachung der Vorschriften für sogenannte Kleinbetragsrechnungen vorgesehen – allerdings findet sich der entsprechende Abschnitt nicht direkt in § 14 UStG, sondern in § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (kurz: USt-DV). Diese festgelegte Regelung bezieht sich auf Rechnungen, deren Betrag die Höchstgrenze von 250 € nicht überschreitet. Auf solchen Rechnungen müssen lediglich enthalten sein:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
- das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
§ 14a UStG: Weitere Pflichten für die Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
In diesem Paragraphen ist festgehalten, welche Regeln bei der Leistung im innergemeinschaftlichen Ausland gelten, also wenn das leistende Unternehmen eine Leistung in einem anderen EU-Mitgliedsstaat erbringt und der Leistungsempfänger seinen Sitz im innereuropäischen Ausland hat.
§ 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
Hier wird die Aufbewahrungspflicht, die für Rechnungsdokumente gilt, noch einmal genauer aufgeschlüsselt. Der Gesetzestext erläutert die richtige Archivierung von Rechnungsdokumenten. Auch finden sich Hinweise zur Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen und etwaige Sonderregelungen.
§ 14 UStG für Kleinunternehmer
Obwohl sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, müssen auch Kleinunternehmer Rechnungen für ihre Kunden ausstellen. Kleinunternehmer ist, wer die in § 19 UStG festgelegten Voraussetzungen erfüllt. Hierbei darf der Jahresumsatz im vergangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und muss im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich unter 100.000 Euro liegen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann man beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.
Für sie gelten alle oben genannten Pflichten zur Rechnungserteilung. Nur die Umsatzsteuer darf nicht in der Rechnung ausgewiesen werden, wenn sie auch nicht abgeführt wird. Allerdings muss sich ein entsprechender Hinweis zur Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung befinden, zum Beispiel der Satz: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“
Tipp
Sonderfall: Dauerrechnung nach § 14 UStG
Für Leistungen, die von einem Unternehmer regelmäßig und immer zum gleichen Preis erbracht werden, können Dauerrechnungen ausgestellt werden. Solche Dauerrechnungen kommen vor allem bei gewerblichen Dauerschuldverhältnissen wie Miete, Pacht oder Leasing zum Einsatz und verringern den bürokratischen Aufwand bei der Abrechnung.
Eine Dauerrechnung unterscheidet sich formal kaum von einer normalen Rechnung. Sie muss alle gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung enthalten.
Allerdings sollte der Leistungsempfänger darauf hingewiesen werden, dass es sich bei einem Dokument um eine Dauerrechnung handelt. Ein Hinweis wie zum Beispiel: „Dies ist eine Dauerrechnung nach § 14 UStG“ reicht hierfür vollkommen aus. Außerdem sollten Sie nicht vergessen, den Gültigkeitszeitraum der Rechnung mit anzugeben. Das Kalenderjahr ist hier das am häufigsten genutzte Intervall.
Auch für die Dauerrechnung gilt eine gesetzliche Ausstellungsfrist. Die Rechnung muss spätestens sechs Monate nach der Leistungserbringung beim Leistungsempfänger eingehen.
Die Rechnungskorrektur nach § 14 UStG
Fehler unterlaufen auch dem besten Unternehmer. So passiert es jedem einmal, dass eine fehlerhafte Rechnung an den Kunden gesendet wird. Ist dies der Fall, muss eine Rechnungskorrektur vorgenommen werden. Wichtig ist der korrekte Steuerausweis, damit das leistende Unternehmen die richtigen Steuerbeträge an das Finanzamt abführt und der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug wie gewünscht vornehmen kann.
Ist eine Rechnung noch nicht gebucht, kann dem Rechnungsempfänger eine Korrektur auf dem gleichen Weg zugestellt werden, auf dem er auch die Originalrechnung erhalten hat. Eine solche Korrektur muss folgende Angaben erhalten:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Bezug auf die ursprüngliche Rechnung, normalerweise in Form der fortlaufenden, eindeutig zuordenbaren Rechnungsnummer
- Berichtigung des Fehlers
Ist die Rechnung bereits gebucht worden, kann die Fehlerkorrektur nicht mehr ganz so einfach vorgenommen werden. In diesem Fall muss die Originalrechnung storniert und eine neue Rechnung ausgestellt werden.
Eine solche Stornierung muss eindeutig bezeichnet werden. Zulässig sind die Begriffe Stornorechnung, Korrekturrechnung oder Rechnungskorrektur. Der Begriff Gutschrift ist nach § 14 UStG 2022 nicht mehr gültig. Die Korrekturrechnung enthält die fortlaufende Rechnungsnummer der Originalrechnung und einen Hinweis auf die Stornierung. Anschließend wird eine neue, korrekte Rechnung unter einer neuen Rechnungsnummer ausgestellt.
Die Aufbewahrungspflicht erstreckt sich in diesem Fall auf die fehlerhafte Originalrechnung, die Korrekturrechnung und die neue Rechnung.
Info
Fehlende oder falsche Steuernummer auf Rechnung
Bei der Ausstellung von Rechnung ist die Angabe der korrekten Steuernummer essenziell. Fehlt die Steuernummer oder ist diese nicht korrekt, kann das Finanzamt dem Empfänger der Rechnung den Vorsteuerabzug verweigern. Achten Sie deshalb unbedingt darauf, dass alle Rechnungen korrekt und vollständig sind, bevor Sie diese an Ihre Kunden senden.
Häufige Fehlerquelle: Wird mittels einer Gutschrift abgerechnet, muss in der Gutschrift zwingend die Steuernummer des Gutschriftsempfängers (= Leistender) stehen und nicht die Steuernummer des Ausstellers der Gutschrift (= Leistungsempfänger).
§ 14 UStG: Rechnungen elektronisch übermitteln
Normalerweise wird eine Rechnung per Post versandt und geht beim Leistungsempfänger als Papierdokument ein. Mit der Digitalisierung werden aber immer häufiger auch elektronische Rechnungen versendet.
Dies ist nur möglich, wenn das leistende Unternehmen und sein Kunde dieser Form der Rechnungsübermittlung zustimmen. Dabei sollte auch gleich geklärt werden, in welchem Dateiformat die Rechnung zugestellt werden soll.
Wenn die Rechnung alle gesetzlichen Angaben nach § 14 UStG enthält, ist sie auch in elektronischer Form gültig und für beide Parteien bindend.
Wichtig: Eine pfd-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinn der Neuregelungen seit 1.1.2025. Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn sie in einem bestimmten Format erstellt wird. Eine pfd-Rechnung ist im Sinn dieser neuen Vorschrift eine „sonstige Rechnung“ die noch einige Jahre im Rahmen einer Übergangsregelung ausgestellt werden darf.
Weitere Angaben in der Rechnung
Neben den von § 14 UStG vorgeschriebenen Pflichtangaben können je nach Branche und Rechnungsart weitere Angaben in der Rechnung erforderlich sein.
Das Handelsgesetzbuch (HGB) stuft Rechnungen als Geschäftsbriefe ein, deren Pflichtangaben sich größtenteils mit denen des UStG decken. Hier sollte es also kaum zu Problemen kommen. Es gibt aber auch spezielle Branchengesetze, wie das ElektroG für Hersteller von Elektrogeräten, die zusätzliche Angaben verlangen können (z.B. die Registriernummer).
Hinweise auf Boni, Skonti oder Rabatte sind erlaubt, wenn deren Höhe noch unklar ist, wobei bestehende Vereinbarungen schriftlich vorliegen müssen. Ein Hinweis lautet beispielsweise: „Entgeltminderungen ergeben sich aus den aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen“.
Alle Pflichtangaben gelten auch für Rechnungen an Privatpersonen. Privatpersonen zahlen zwar keine Umsatzsteuer, aber wenn Sie eine steuerpflichtige Leistung erbringen, müssen Sie diese auf der Rechnung angeben.
