Zusammenfassung
Passive Rechnungsabgrenzung im Überblick
- Mit der passiven Rechnungsabgrenzung werden Zahlungen periodengerecht erfasst. Das bedeutet, sie werden in dem Jahr erfasst, dem sie wirtschaftlich zuzurechnen sind.
- Langfristige Verträge wie Mietvereinbarungen oder Abo-Modelle sind gängige Beispiele für die passive Rechnungsabgrenzung.
- Der Rechnungsabgrenzungsposten wird zunächst auf der Passivseite in der Bilanz verbucht und später zum Ertragskonto hinzugefügt.
- Das Handelsgesetzbuch (HGB) regelt die genauen Pflichten im Rahmen der Rechnungsabgrenzung.
- Eine passive Rechnungsabgrenzung ist nur bei bilanzierenden Unternehmen umzusetzen, nicht dagegen im Rahmen der Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG.
- Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2021 enden, ist eine Vereinfachungsregelung zu beachten. Unter bestimmten Umständen kann dann auf die Passivierung eines Rechnungsabgrenzungsposten verzichtet werden.
Definition
Was ist eine passive Rechnungsabgrenzung?
Die passive Rechnungsabgrenzung wird zur periodengerechten Erfassung von Aufwendungen und Erträgen in der Finanzbuchhaltung eingesetzt. Der Kunde eines Unternehmens begleicht Rechnungen für Leistungen bereits im aktuellen Geschäftsjahr, obwohl die Leistung in Gänze erst in der neuen Periode wirksam – nach dem Bilanzstichtag – wird. Dennoch muss der zu diesem Geschäftsjahr verbuchte Ertrag in der aktuellen Periode in der Buchhaltung erfasst werden. Die Summe des Ertrages, die eine Leistung im Folgejahr abdeckt, wird passiver Rechnungsabgrenzungsposten genannt.
Bedeutung der passiven Rechnungsabgrenzung für Unternehmen
Die passive Rechnungsabgrenzung ist ein wichtiges Instrument, um eine realistische Darstellung der Vermögens- und Ertragslage eines Unternehmens zu gewährleisten. Man versteht darunter die planmäßige Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen, um in der Buchführung eine periodengerechte Erfassung zur gewährleisten. Durch die Berücksichtigung von zukünftigen Zahlungen und Leistungen in der aktuellen Bilanz können Fehlbeträge vermieden und eine exakte Darstellung des aktuellen Finanzstatus erreicht werden.
Vereinfacht gesagt gibt es vor dem Bilanzstichtag, also vor dem Übergang in die neue Rechnungsperiode, eine Zahlung. Die Leistung wird von Ihrem Unternehmen – zumindest in Teilen – aber erst nächstes Jahr erbracht. In diesem Fall spricht man anteilig von einem passiven Rechnungsabgrenzungsposten (pRAP). Dieser ist Teil der Bilanz und taucht aufseiten der Passiva auf. Ohne die Rechnungsabgrenzungsposten wäre die Bilanz unvollständig. Auch Banken nutzen dieses Verfahren, um bereits erhaltene Zahlungen zu erfassen, die erst zu einem späteren Zeitpunkt als Erträge oder Aufwendungen anfallen.
Info
Die gesetzliche Grundlage
Das Handelsgesetzbuch formuliert in Paragraph 252 Abs. 1 Nr. 5 präzise: „Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs sind unabhängig von den Zeitpunkten der entsprechenden Zahlungen im Jahresabschluss zu berücksichtigen.“
In Paragraph 250 Abs. 2 heißt es zudem im Speziellen zur passiven Seite: „Auf der Passivseite sind als Rechnungsabgrenzungsposten Einnahmen vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.“
Anwendungsbeispiele für die passive Rechnungsabgrenzung
Langfristige Verträge
Die passive Rechnungsabgrenzung kommt insbesondere bei der Bilanzierung von langfristigen Verträgen, wie beispielsweise Mietverträgen oder Leasingverträgen, zum Einsatz. Hier geht es zum Beispiel um eine Mietzahlung, die ein Unternehmen am 31.12. für vermietete Räumlichkeiten erhält, während der eigentliche Mietzeitraum im Januar oder generell in den Folgemonaten liegt. Es wurden also bereits im Vorfeld Einnahmen erzielt. Für die periodengerechte Buchführung wird dieser Ertrag in das alte Geschäftsjahr gerechnet und im folgenden Geschäftsjahr wieder neu zugeordnet.
Vorleistungen
Ein weiterer Anwendungsfall der passiven Rechnungsabgrenzung ist die Vorleistung. Wenn ein Kunde beispielsweise eine Anzahlung für eine Lieferung bei Ihnen geleistet hat, aber die entsprechenden Waren oder Dienstleistungen erst später geliefert werden, muss die Anzahlung bereits in der aktuellen Periode erfasst werden. Dies erfolgt über die passive Rechnungsabgrenzung. Gleiches gilt für Abo-Modelle, bei denen das Abo oftmals über einen längeren Zeitraum abgeschlossen, aber schon im Vorfeld bezahlt wird. Teile der zu erbringenden Leistung liegen demnach nicht selten in einer neuen Bilanzperiode.
Buchung eines passiven Rechnungsabgrenzungspostens
Die passive Rechnungsabgrenzung erfolgt in der Buchhaltung im Wesentlichen in drei Schritten:
- Erträge erfassen: Zunächst müssen die Erträge erfasst werden, die in einer Periode bereits vereinnahmt wurden, deren Leistung aber noch nicht erbracht ist. Hierbei handelt es sich beispielsweise um bereits erhaltene Zahlungen für Mietverträge oder Vorauszahlungen.
- Abgrenzungsbetrag ermitteln: Im nächsten Schritt muss der Abgrenzungsbetrag ermittelt werden. Dieser Betrag entspricht dem Teil der Erträge, der auf die zukünftige Periode entfällt.
- Passiven Rechnungsabgrenzungsposten buchen: Jetzt wird der Abgrenzungsbetrag auf ein Konto für passive Rechnungsabgrenzung gebucht, das in der Bilanz auf der Passivseite ausgewiesen ist. Im Rahmen des Buchungssatzes wird der passive Abgrenzungsposten schließlich im neuen Geschäftsjahr auf das Ertragskonto gebucht.
Beispiel für die Buchung des passiven Rechnungsabgrenzungspostens
Ihr Unternehmen hat ein Wirtschaftsjahr vom 1.1. bis zum 31.12. Sie vermieten Räumlichkeiten in Ihrem Unternehmensgebäude an eine andere Firma. Diese zahlt am 01.12. die Miete für ein halbes Jahr. Die Miete beträgt 1.000 Euro, für sechs Monate sind das 6.000 Euro. Angenommen, der Bilanzstichtag fällt auf den 01.01. Sie haben nun also bereits Einnahmen erhalten, Ihre Leistung (die Vermietung und Überlassung der Räumlichkeiten) liegt aber zu großen Teilen im neuen Geschäftsjahr. Die Einnahmen für Dezember (1.000 Euro) verbuchen Sie als Ertrag, die restlichen 5.000 Euro (für die anderen Monate im neuen Geschäftsjahr) als passiven Rechnungsabgrenzungsposten. Im neuen Geschäftsjahr buchen Sie die 5.000 Euro auf das Ertragskonto.
Regelung der Umsatzsteuer bei Rechnungsabgrenzung
Die Regelungen bezüglich der Umsatzsteuer bei einer passiven Rechnungsabgrenzung sind vergleichsweise einfach. Die Umsatzsteuer ist in der Rechnungsperiode zu zahlen bzw. abzuführen, in dem auch die entsprechende Zahlung liegt. Es geht keine anteilige Steuersumme mit ins neue Geschäftsjahr.
Der Unterschied zur aktiven Rechnungsabgrenzung
Neben der passiven gibt es auch noch die aktive Rechnungsabgrenzung. Sie ist ein weiteres Instrument in der Buchhaltung, um Aufwendungen periodengerecht zu erfassen. Im Gegensatz zur passiven Rechnungsabgrenzung betrifft sie jedoch vor allem den Bereich der Vorauszahlungen, die Sie als Unternehmer leisten. Es geht dabei also um die Aufwendungen bzw. Ausgaben in einer gewissen Höhe, die ein Unternehmen getätigt hat, deren Leistung das Unternehmen aber erst später – nach dem Bilanzstichtag – erhält.
Ein typisches Beispiel ist die Miete von Geschäftsräumen. Wird hier im Voraus bezahlt, zum Beispiel für ein Jahr, so liegen Teile der erbrachten Leistung (die Erlaubnis zur Nutzung der Räume) oftmals erst im nächsten Geschäftsjahr.
Der Unterschied zwischen aktiver und passiver Rechnungsabgrenzung liegt demnach vor allem darin, ob Sie Zahlungen erhalten oder ob Sie Zahlungen tätigen, deren entsprechende Leistung noch nicht vollständig eingelöst wurden.
Tipp
Antizipativer Rechnungsabgrenzungsposten
Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten nennt man auch transitorische Rechnungsabgrenzungsposten. Sie haben die Gemeinsamkeit, dass im Vorfeld eine Zahlung getätigt wird und erst dann die Leistungserbringung erfolgt. Anders verhält es sich mit den antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten (wie Verbindlichkeiten und Forderungen), bei denen zuerst die Leistung erbracht wird, während die Zahlung noch aussteht.
Passive Rechnungsabgrenzung: So buchen Sie korrekt
Für die unterschiedlichen Arten von Rechnungsabgrenzungsposten – aktive, passive, transitorische und antizipative – gibt es jeweils bestimmte Buchungssätze. Um die passive Rechnungsabgrenzung reibungslos abzuwickeln, sollten Sie darauf achten, dass Sie bei der Buchung immer den richtigen Buchungssatz verwenden.
Einfache Buchungsprozesse durch Software-Unterstützung
Die passive Rechnungsabgrenzung bleibt ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung, der dazu beiträgt, eine periodengerechte Erfassung von Aufwänden und Erträgen sicherzustellen und eine realistische Darstellung der finanziellen Situation eines Unternehmens zu gewährleisten.
Im Rahmen zukünftiger Entwicklungen innerhalb der Buchhaltung ist zu erwarten, dass die Digitalisierung und Automatisierung weiter voranschreitet. Die Verwendung einer Lexware Buchhaltungssoftware trägt dazu bei, den Prozess der Rechnungsabgrenzung zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Einnahmen-Überschussrechnung
Wird der Gewinn eines Unternehmens nicht mittels einer Bilanz ermittelt, sondern nach der Einnahmen-Überschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG, spielen der passive und aktive Rechnungsabgrenzungsposten keine Rolle. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung gilt das strenge Zu- und Abflussprinzip der Paragraphen 11 Absätze 1 und 2 EStG.
Gesetzliche Neuregelung beachten
Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2021 enden, gilt eine neue Vereinfachungsregelung, § 5 Abs. 5 Satz 2 EStG. Ein passiver oder aktiver Rechnungsabgrenzungsposten muss nicht gebildet werden, wenn die einzelne Ausgabe oder Einnahme den Betrag von 800 Euro nicht überschreitet.
