Privateinlage und Privatentnahme

Entnahmen sind nach § 4 Abs. 1 Satz 2 EStG Wertabgaben für private oder betriebsfremde Zwecke. Sie treten ein, wenn Wirtschaftsgüter aus dem Betriebsvermögen in den privaten Bereich überführt werden. Typische Beispiele sind:

• Nutzung eines Firmenwagens für private Zwecke.
• Übertragung von Wirtschaftsgütern wie Grundstücken an Dritte.
• Entnahme von Sach- oder Geldmitteln für private Zwecke.

Die rechtlichen Anforderungen an Entnahmen ergeben sich aus mehreren Vorschriften:

• § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG regelt die Bewertung von Entnahmen.
• Weitere steuerrechtliche Details sind in den Einkommensteuer-Richtlinien und Hinweisen festgehalten, z. B. R 4.3 EStR und H 6.12 EStH.

Das Buchen einer Privatentnahme erfolgt über das Kapitalkonto, um eine genaue Abgrenzung zwischen Betriebs- und Privatvermögen zu gewährleisten. Hierbei wird oft ein Buchungskonto für Privatentnahmen verwendet, um die Transaktionen klar und übersichtlich zu verbuchen. Der dazugehörige Buchungssatz für Privatentnahmen sorgt dafür, dass die Buchungen korrekt in der Finanzbuchhaltung erfasst werden.

Privatentnahmen werden nicht als betriebliche Geschäftsvorfälle behandelt und sind gewinnneutral über ein Kapitalkonto zu verbuchen. Dadurch wird der Gewinn des Unternehmens durch Entnahmen nicht unmittelbar beeinflusst.

Bei Wirtschaftsgütern mit stillen Reserven erfolgt eine Gewinnrealisierung durch die Privatentnahme. Diese Reserven werden im Zuge der Entnahme aufgedeckt und als Entnahmegewinn erfasst. Konkret: Es wird der betriebliche Pkw mit einem Buchwert von 10.000 Euro ins Privatvermögen entnommen. Der Teilwert dieses Pkws beträgt 17.000 Euro. Folge: Durch die Entnahmen erhöht sich der Gewinn um 7.000 Euro.

Privateinlagen bei einem Einzelunternehmen werden über das Kapitalkonto gebucht, da sie keinen unmittelbaren Einfluss auf das Betriebsergebnis haben.

Sachentnahmen umfassen die Überführung von materiellen Wirtschaftsgütern wie Fahrzeugen oder Rohstoffen aus dem Betriebsvermögen in den privaten Bereich.

Auch der betriebliche Aufwand kann entnommen werden. Beispiele:

• Private Nutzung von Betriebsgütern wie Fahrzeugen.
• Inanspruchnahme betrieblicher Dienstleistungen für private Zwecke, z. B. durch Mitarbeiter des Unternehmens.

Immaterielle Wirtschaftsgüter wie Patente oder Nutzungsrechte können ebenfalls Gegenstand von Entnahmen sein, auch wenn sie nicht bilanziert wurden.

Wirtschaftsgüter, die rechtmäßig in das Betriebsvermögen aufgenommen wurden, bleiben dort grundsätzlich so lange, bis sie durch eine eindeutige und unmissverständliche Entnahmehandlung des Steuerpflichtigen in Privatvermögen überführt werden.

Eine Privatentnahme kann auf verschiedene Weise erfolgen:

• Ausdrückliche Willenserklärung, z. B. durch eine Buchung oder schriftliche Festlegung.
• Schlüssige Handlung, wie die dauerhafte Nutzung eines Wirtschaftsguts für private Zwecke.
• Rechtsvorgänge, durch die ein Wirtschaftsgut automatisch aus dem Betriebsvermögen ausscheidet, etwa durch Vererbung.

Die Privatentnahme stellt ein tatsächliches Ereignis dar, das die Verbindung zwischen einem Wirtschaftsgut und dem Betriebsvermögen löst. Voraussetzung dafür ist der Entnahmewille des Steuerpflichtigen, der sich klar erkennen lassen muss. Dieser Wille zeigt, dass das Wirtschaftsgut künftig betriebsfremden Zwecken dienen soll.

Beispiele für Entnahmehandlungen:

• Buchungsvorgang, bei dem ein Grundstück aus dem Betriebsvermögen ausgebucht wird.
• Nutzungsänderung, z. B. wenn ein betrieblich genutztes Fahrzeug dauerhaft privat verwendet wird.

Das Entfernen von Wirtschaftsgütern aus dem Betriebsvermögen ist nur dann eine Entnahme, wenn der Unternehmer die ausgeschiedenen Wirtschaftsgüter für sich, für seinen Haushalt oder für andere betriebsfremde Zwecke verwendet.

Ein Strukturwandel liegt vor, wenn sich die Art der Einkünfte eines Betriebs ändert, etwa durch den Übergang eines landwirtschaftlichen Betriebs in einen Gewerbebetrieb (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 EStG) oder umgekehrt. In solchen Fällen wird keine Entnahme angenommen. 
Wechselt ein Betrieb in den Bereich der Liebhaberei, wird das Betriebsvermögen nicht automatisch in Privatvermögen überführt. Der Bundesfinanzhof (BFH) betrachtet dies als ruhendes Betriebsvermögen. Der Wechsel zur Liebhaberei stellt keine Betriebsaufgabe dar, solange der Steuerpflichtige keine Aufgabe erklärt.

Die Bewertung von Wirtschaftsgütern erfolgt durch Gegenüberstellung des Buchwerts mit dem tatsächlichen Wert im Zeitpunkt der Entnahme. Die Differenz ergibt den Entnahmegewinn oder -verlust.
Für bestimmte Branchen, wie das Gastgewerbe oder den Lebensmitteleinzelhandel, bietet das BMF Pauschbeträge an, die alternativ zur Einzelaufzeichnung verwendet werden können. Ein Gastronom, ein Metzger oder ein Bäcker muss hier für sich, für seinen Ehegatten und für seine Kinder zwingend eine pauschale Entnahme für Lebensmittel und Getränke versteuern.

Bei einer Nutzungsentnahme wird der zuvor als Betriebsausgabe erfasste Aufwand dem Betriebsergebnis wieder hinzugerechnet, um die betriebsfremde Nutzung korrekt zu bewerten.

Wirtschaftsgüter, die betriebsfremd genutzt werden, oder betriebliche Leistungen, die für private Zwecke verwendet werden, gelten ebenfalls als Entnahmen.

Eine Nutzungsentnahme liegt vor, wenn ein Wirtschaftsgut nicht selbst, sondern nur seine Nutzung privat verwendet wird, wie etwa ein Firmenwagen für private Fahrten. Grundlage der Bewertung sind die durch die Nutzung entstandenen tatsächlichen Selbstkosten.

Wird ein Arbeitnehmer für private Zwecke des Unternehmers eingesetzt, bemisst sich der Entnahmewert nach den dadurch entstandenen Personalkosten (Lohn- und Lohnnebenkosten). Eine Gewinnrealisierung erfolgt hierbei nicht.