Zusammenfassung
Das Wichtigste zu Prokura in Kürze
Die Prokura ist eine umfassende Vertretungsmacht, die es einer Person erlaubt, für ein Unternehmen zu handeln. Sie ist im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt und es ist erforderlich, dass Sie diese in das Handelsregister eintragen.
Sie können diese in verschiedenen Formen erteilen, u. a. als Einzelprokura, Gesamtprokura und Filialprokura. Die unterschiedlichen Prokuren enthalten unterschiedliche Stufen der Allein- oder Gesamtvertretungsbefugnis.
Prokuristen haben weitreichende Befugnisse, die jedoch bestimmten Beschränkungen unterliegen. Der Prokurist oder sein gesetzlicher Vertreter können diese jederzeit widerrufen, was Sie ebenfalls in das Handelsregister eintragen müssen.
Was ist eine Prokura?
Eine Prokura ist eine Vertretungsmacht, die das HGB (Handelsgesetzbuch) regelt. Sie bevollmächtigt eine Person, stellvertretend für ein Unternehmen zu handeln.
Die Prokura ist sehr umfassend und eröffnet weitreichenden Handlungsspielraum, der nahezu vergleichbar mit dem der Geschäftsführung ist. Meist erhalten Führungskräfte wie Personalleiter oder auch Einkaufsleiter eine Vertretungsmacht, um die täglichen Geschäfte erledigen zu können.
Welche Unternehmen dürfen eine Prokura erteilen?
Erteilen Sie eine Prokura, müssen Sie diese in das Handelsregister eintragen.
Info
Die Rechtsform entscheidet, ob Sie eine Prokura erteilen dürfen!
Nicht jedes Unternehmen darf eine Prokura erteilen. So dürfen sich nur folgende Personen und Rechtsformen vertreten lassen:
- Eingetragene Kaufleute
- Personengesellschaften (z. B. GmbH & Co. KG, OHG, KG)
- Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG, AG)
- Genossenschaften von Prokuristen
Natürliche Personen können jedoch keine Prokura erteilen. Dies gilt auch für den Inhaber eines Kleingewerbes oder einen einfachen Kaufmann, da diese nicht im Handelsregister eingetragen sind. Auch Prokuristen können keine Prokura erteilen.
Arten der Prokura
Wie die Handlungsvollmacht können Sie die Prokura ebenfalls in drei unterschiedliche Arten unterteilen.
Einzelprokura
Mit der Einzelprokura darf der Prokurist den Geschäftsherren allein und eigenverantwortlich vertreten und in dessen Namen handeln. Diese Art der Prokura ist die umfangreichste Form.
Gesamtprokura
Mit der Gesamtprokura verteilen Sie die Vertretungsmacht auf mehrere Personen. Als Grundlage dient hier § 48 Absatz 2 Handelsgesetzbuch: Der Prokurist darf nur gemeinschaftlich mit den anderen Prokuristen das Unternehmen vertreten. Eine Entscheidung darf also nicht vom Einzelnen getroffen werden, sondern nur gemeinsam.
Die Gesamtprokura können Sie weiter unterteilen:
- Echte Gesamtprokura: Darf der Prokurist nicht allein und nur gemeinsam mit weiteren Prokuristen handeln, spricht man von einer echten Gesamtprokura.
- Halbseitige Gesamtprokura: Bei der halbseitigen Gesamtprokura handelt es sich um eine Mischform aus Einzelprokura und Gesamtprokura. So gibt es einen oder mehrere Prokuristen mit einer Einzelprokura und mehrere Prokuristen mit einer Gesamtprokura. Letztere dürfen nur gemeinsam handeln, Erster ist unabhängig vom Rest.
- Unechte Gesamtprokura: Bei dieser Form der Prokura darf der Prokurist nur in Verbindung mit einem Vorstandsmitglied oder der Geschäftsführung das Unternehmen vertreten.
Filialprokura
Wie der Name Filialprokura schon vermuten lässt, ist diese Art der Prokura auf eine Filialeoder Niederlassung beschränkt. Eine Voraussetzung dafür ist, dass die jeweiligen Niederlassungen selbstständige Unternehmen sind. Sie wird unter § 50 Absatz 3 HGB geregelt.
Was ist der Unterschied zwischen einer Prokura und einer Handlungsvollmacht?
Zwischen der Prokura und der Handlungsvollmacht gibt es elementare Unterschiede.
Während die Prokura allumfassend ist, unterliegt die Handlungsvollmacht einer Beschränkung und muss nicht ins Handelsregister eingetragen werden. Auch in der Erteilung unterscheiden sie sich. Eine Handlungsvollmacht darf ein Handlungsbemächtigter erteilen, die Prokura nur der Inhaber oder sein gesetzlicher Vertreter. Die definierten Handlungsvollmachten werden auch als Titularprokura bezeichnet.
Rechtsgrundlagen
Die Prokura regelt das HGB (=Handelsgesetzbuch) §§ 48 bis 53. Sollten sich Lücken ergeben, wird die Prokura durch das BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) §§ 164 ff. ergänzt.
Eintragung der Prokura ins Handelsregister
Die Prokura müssen Sie in das Handelsregister eintragen. Dabei müssen Sie die Eintragung notariell beglaubigenlassen, weswegen in der Regel der Notar die Vertretungsmacht abwickelt. Der Prokurist selbst muss bei der Eintragung nicht vor Ort sein, da diese Pflicht bei dem Inhaber oder seinem gesetzlichen Vertreter liegt.
Tatsächlich müsste bei einer kurzweiligen Bestellung zum Prokuristen die betreffende Person nicht einmal informiert sein. In der Praxis ergibt das jedoch eher wenig Sinn.
Kosten der Eintragung ins Handelsregister
Die Erteilung einer Prokura ist mit Kosten verbunden. Durch die notarielle Beglaubigung entstehen Kosten im Rahmen der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (GNotKG).
Möchte beispielsweise eine GmbH einen Prokuristen benennen, kostet das im Schnitt 220 € (Notargebühren und Gerichtskosten zusammen). Eine Löschung der Vertretungsmacht kostet rund 50 €. Die tatsächlichen Kosten hängen am Ende allerdings von der Rechtsform des jeweiligen Unternehmens ab.
Erteilung der Prokura
Nur Inhaber oder ihre gesetzlichen Vertreter können eine Prokura erteilen. Bei einer GmbH kann die Geschäftsführung die Vollmacht erteilen, für die jedoch ein Gesellschafterbeschluss benötigt wird.
Im Gegensatz zur Handlungsvollmacht können Sie die Prokura nicht konkludent – durch schlüssiges Handeln – erteilen, sondern nur mit ausdrücklicher Erklärung. Mit Ernennungserklärung ist die Prokura ohne Wartezeit direkt gültig. Die Eintragung ins Handelsregister ist demnach reine gesetzliche Formsache nach § 53 HGB.
Gegenüber Dritten ist die Art der Prokura entscheidend. Geschäftspartner müssen sich informieren, ob eine Gesamt- oder Einzelprokura vorliegt.
Wer darf keine Prokura erteilen?
- Natürliche Personen
- Kleingewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag
- Prokuristen
Was ist ein Prokurist?
Eine Person, welche die Prokura erhält, ist nach dem HGB ein Prokurist.
Wer kann Prokurist werden?
Sie dürfen eine Vollmacht nur an eine natürliche Person erteilen, die volljährig und voll geschäftsfähig ist. In der Regel bestimmen Gesellschafter leitende Mitarbeiter zu Prokuristen. In der Theorie kann jedoch auch eine unternehmensfremde Person die Vollmacht erhalten. Voraussetzungen persönlicher oder fachlicher Art müssen dabei nicht gegeben sein. Es empfiehlt sich allerdings, nur Personen die Prokura zu erteilen, wenn der Inhaber oder Gesellschafter weisungsbefugt sind.
Tipp
Keine Geschäftsführung, dennoch Erteilung der Gesamtprokura
Darf ein Gesellschafter einer GmbH nach § 6 GmbHG oder § 35 GewO nicht die Geschäftsführung einnehmen, können Sie ihm dennoch die Gesamtprokura erteilen.
Was darf ein Prokurist?
Der Umfang der Vertretungsmacht ist sehr weitläufig. So berechtigt § 49 Absatz 1 HGB den Prokuristen zu allen üblichen gerichtlichen wie außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen im Unternehmen. Dazu zählen:
- Einkauf von Produkten und Leistungen
- Aufnahme von Darlehen
- Steuerung der Personalprozesse
- Vertretung vor Gericht
Im Gegensatz zur Handlungsvollmacht darf der Prokurist auch Grundstücke verwalten, den Geschäftssitz verlegen oder Unternehmensbeteiligungen kaufen und verkaufen.
Was dürfen Prokuristen nicht?
Prokuristen haben eine umfassende Vollmacht über die üblichen Geschäfte des Unternehmens. Davon ausgenommen sind die sogenannten Grundlagengeschäfte. Das sind Geschäfte, welche den Bestand einer Gesellschaft betreffen. Grundlagengeschäfte dürfen nur von Gesellschaftern durchgeführt werden. Dazu gehören:
- Veränderung des Firmennamens oder des Gesellschaftsvertrags
- Personelle Änderungen bei den Gesellschaftern durchführen
- Veräußerung von Geschäftsanteilen oder Grundstücken
- Insolvenz anmelden
- Verkauf des Unternehmens
- Unterzeichnung des Jahresabschlusses
Wie unterschreibt man als Prokurist?
Dritte müssen die Prokura anhand der Unterschrift erkennen können. Das HGB fordert im § 51 daher, dass der Prokurist eine Abkürzung zusätzlich zu seinem Namen verwenden muss. Das ppa steht für die Bedeutung der Prokura und ist das Kürzel für „per procura autoritate“ (aus dem Lateinischen). Außenstehende wissen damit, dass sie es mit einem Prokuristen zu tun haben, der umfassende Befugnisse besitzt.
Was verdient ein Prokurist?
Die Gehälter von Prokuristen sind je nach Branche sehr unterschiedlich. Branchen wie Chemie oder Verfahrenstechnik zahlen in der Regel Jahresgehälter von über 100.000 Euro. Ähnlich hohe Einkommen sind auch in der Automobilindustrie und im Maschinenbau üblich. Auch zwischen den Bundesländern gibt es Unterschiede bei den Prokuristen-Gehältern.
Beendigung der Prokura
Generell gilt: Der Inhaber oder sein gesetzlicher Vertreter haben jederzeit die Möglichkeit, die Prokura zu widerrufen. Der Widerruf ist mit der Bekanntmachung gültig:
Weitere Gründe für das Erlöschen der Prokura sind:
- Kündigung des Arbeitnehmers
- Betriebsauflösung
- Inhaberwechsel
- Wechsel der Rechtsform
- Ableben oder Geschäftsunfähigkeit des Prokuristen
Achtung
Widerruf einer Prokura
Auch den Widerruf einer Prokura müssen Sie ins Handelsregister eintragen.
Beim Erlöschen der Prokura endet bei Mitarbeitern nicht direkt das Arbeitsverhältnis. Soll der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, müssen Sie den Arbeitsvertrag gesondert, unter den vertraglich geregelten Bedingungen, beenden. Prokuristen haben in der Regel nur einen sehr begrenzten Kündigungsschutz, weswegen es nicht schwer ist, betreffende Personen zu entlassen.
Die Risiken der Prokura
Neben den zahlreichen Vorteilen bringt die Prokura auch Nachteile mit sich. Die Bedeutung einer Prokura ist daher nicht zu unterschätzen. Denn der Prokurist mit einer Einzelprokura unterliegt kaum einer Beschränkung und kann weitreichende Entscheidungen für das Unternehmen treffen. Bei Kompetenzüberschreitungen oder Fehlentscheidungen steht am Ende der Inhaber dafür ein und übernimmt im Zweifelsfalle die Haftung.
Prokuristen sollten mit größter Sorgfalt agieren, da sie sonst Gefahr laufen, sich schadensersatzpflichtig zu machen. Vor einer Haftung bei Insolvenz braucht sich der Prokurist im Normalfall hingegen keine Sorgen zu machen, sofern er sich zurückhält und nicht zu häufig für die potenziell ausfallende Geschäftsführung einspringt.
Zusammenfassung: Was muss bei der Prokura beachtet werden?
Die Prokura kann jederzeit gekündigt werden und ist nicht übertragbar. Sie erlischt auch nicht durch den Tod des Inhabers des Handelsgeschäftes.
Die Erteilung, Beendigung oder das Erlöschen der Prokura müssen Sie im Handelsregister anmelden, einschließlich einer Gesamtprokura.
Die Befugnis, eine Prokura zu erteilen, liegt ausschließlich beim Inhaber einer Handelsgesellschaft oder seinem gesetzlichen Vertreter.
Kaufleute im Sinne des HGB sowie Erbengemeinschaften, eingetragene Genossenschaften, Testamentsvollstrecker und Nachlassverwalter, die ein Handelsgeschäft des Erblassers verwalten, haben ebenfalls das Recht, Prokura zu erteilen.
FAQ: Prokura
Welcher Beschränkung unterliegt die Prokura?
Den Umfang dieser Vertretungsmacht legen Sie mit der Erteilung fest. So kann eine Beschränkung vorliegen, wenn Sie keine Einzelprokura erteilen, sondern beispielsweise eine Filialprokura oder unechte Prokura. Unabhängig ihrer Beschränkung wird sie mit Beschreibung ihres Umfangs und Datum ihrer Erteilung ins HGB eingetragen.
Was ist eine Unterprokura?
Eine Unterprokura ist in Deutschland nach HGB und BGB ausgeschlossen. Prokuristen dürfen nur durch den Inhaber oder seinen gesetzlichen Vertreter bestellt werden. Eine Übertragung auf andere Personen oder gar die eigene Bestellung weiterer Prokuristen ist von Gesetzeswegen her nicht zulässig.
Wie wird die Prokura beendet?
Die Prokura kann der Inhaber oder sein gesetzlicher Vertreter jederzeit widerrufen. Dieser Widerruf muss auch in das Handelsregister eingetragen werden. Die Prokura kann auch auf natürliche Weise erlöschen. So kann beispielsweise der Arbeitsvertrag des Prokuristen enden, das Unternehmen meldet Insolvenz an oder der Bevollmächtigte verstirbt.
Welche Bedeutung hat die Prokura?
Mit der Prokura erteilen Sie Mitarbeitern eine umfassende Vertretungsmacht. Prokuristen erhalten im weitreichenden Umfang Befugnisse, die kaum einer Beschränkung unterliegen. So können Sie Prozesse in der Unternehmensleitung delegieren und beschleunigen. Zudem ermöglicht die Prokura Gesellschaftern, aktiv die Geschäftsbelange zu regeln.
Was ist eine Passivvertretung?
Bei einer Gesamtprokura dürfen nur die Gesamtzahl der Prokuristen eine Entscheidung treffen. Bei einer Passivvertretung ist es allerdings möglich, wenn nur einer der Gesamtprokuristen davon erfährt und einseitig handelt. Beispiele dafür sind Kündigungen von Mitarbeitern, der Eingang eines Angebots oder andere einseitige Willenserklärungen.
Muss ein Prokurist mit ppa unterschreiben?
Bei der Unterschrift weist das Kürzel ppa auf die Prokura hin. Laut dem HGB mussjeder Prokurist dieses Kürzel zusätzlich zu seinem Namen verwenden. Dennoch sind Unterschriften vom Prokuristen ohne ppa nicht unwirksam.
