E-Rechnung einfach erledigt mit Lexware
Ab Januar 2025 sind Selbstständige und Unternehmer im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen schreiben und empfangen zu können. Das heißt: Word-, Excel- und PDF-Rechnungen sind bis auf wenige Ausnahmen bald nicht mehr möglich. Die gute Nachricht: Vieles wird einfacher. Wir geben Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema E-Rechnung und die kommende E-Rechnungspflicht.
Das kommt auf Unternehmen zu
Die elektronische Rechnung wird Pflicht
Unternehmen werden ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Die gesetzliche Grundlage dafür wurde mit dem Wachstumschancengesetz geschaffen. Bis zum 1. Januar 2028 gibt es unter bestimmten Voraussetzungen Übergangsfristen.
Doch wie sehen diese aus und für wen gilt die E-Rechnungspflicht? Das erfahren Sie in diesem Artikel.
E-Rechnung
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Alle wichtigen Informationen zur E-Rechnung und den E-Rechnungsformaten
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung? Worauf muss ich bei der Einführung achten? Wie sieht der Zeitplan aus und was sind eigentlich die Formate X-Rechnung oder ZUGFeRD? Unsere Artikel liefern die Antworten.
Die Übergangsfristen im Überblick
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen, zwingend in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß der EU-Norm EN 16931 zu empfangen. Noch bis 2027 gibt es für den Versand von elektronischen Rechnungen jedoch unter bestimmten Voraussetzungen Übergangsfristen. Hier ein Überblick:
eBook
E-Rechnung mit Lexware
In diesem kostenlosen eBook erhalten Sie alle wichtigen Informationen zur E-Rechnung und den rechtlichen Hintergründen der E-Rechnungspflicht. Erfahren Sie, was die relevanten Standards XRechnung und ZUGFeRD bedeuten und wie sie angewendet werden. Anhand von Beispielen, Checklisten und Praxistipps zeigen wir Ihnen, wie Sie die Vorteile der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen erfolgreich nutzen können. So hilft Ihnen das eBook dabei, die neuen Regelungen erfolgreich in Ihrem Geschäftsalltag umzusetzen. Viel Spaß beim Lesen!
- Für wen gilt die neue E-Rechnungspflicht und welche Übergangsregelungen gibt es?
- Wo sind elektronische Rechnungen bereits Pflicht?
- Wie können Unternehmen auf E-Rechnung umstellen?
Häufig gestellte Fragen zum Thema E-Rechnung
1. Wann wird die E-Rechnung Pflicht?
Der Bundesrat hat am 22.03.2024 der Einführung der E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) zugestimmt. Am 01.01.2025 tritt das Gesetz in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind Unternehmen dazu verpflichtet, E-Rechnungen gemäß EU-Norm EN 16931 von anderen Unternehmen empfangen zu können. Für den Versand von E-Rechnungen wurden Übergangsfristen und wenige Ausnahmen definiert.
2. Wie sind die Übergangsfristen definiert?
- Übergangsfrist: bis Ende 2026
Bis Ende 2026 kann anstelle einer E-Rechnung weiterhin eine Papierrechnung oder eine in einem anderen elektronischen Format ausgestellte Rechnung versendet werden, wenn der Empfänger der Rechnung dem zustimmt. - Übergangsfrist: bis Ende 2027
- Auch in diesem Zeitraum können weiterhin Papierrechnungen oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellte Rechnungen versendet werden. Zusätzlich zur Zustimmung des Empfängers ist hierfür aber noch eine weitere Voraussetzung: Das erstellende Unternehmen darf im vorangegangenen Kalenderjahr maximal einen Gesamtumsatz (gemäß § 19 Abs. 3 UStG) von maximal 800.000 € erzielt haben.
- Bis Ende 2027 dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Rechnungen im EDI-Verfahren erstellt werden, auch wenn aus der Rechnung nicht die geforderten Daten automatisch ausgelesen werden können. Ab 2028 ist das EDI-Verfahren nur erlaubt, wenn es mit den Anforderungen der E-Rechnung konform ist.
Wichtig: Keine Übergangsfristen für den Empfang von E-Rechnungen!
Zwar gibt es für den Versand von E-Rechnungen die oben genannten Übergangsfristen. Ab 2025 müssen jedoch alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen, dazu in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
3. Was ist laut Gesetzgeber eine E‑Rechnung?
Laut EU-Norm 16931 ist die E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten Format. Diese muss elektronisch übermittelt, empfangen sowie automatisch, ohne Medienbrüche, verarbeitet werden können.
Eine Papier- oder PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung.
4. Gibt es Ausnahmen bei der E-Rechnungspflicht?
Folgende Rechnungen sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen:
- Rechnungen an Endverbraucher
- Rechnungen an Unternehmen im Ausland
- Kleinstrechnungen unter 250 €
- Rechnungen für Fahrausweise
Sie sind jedoch jederzeit bei Erhalt einer E-Rechnung auf Basis der EU-Norm EN 16931 dazu verpflichtet, diese empfangen zu können.
5. Wie wird eine E-Rechnung archiviert?
Die Archivierung der E-Rechnung erfolgt in elektronischer Form, immer entsprechend der GoBD-Vorschriften. Sprich in speziellen Archivierungssystemen oder innerhalb einer Buchhaltungssoftware, wenn diese Systeme die Anforderungen der GoBD erfüllen. Ein standardisiertes Format ist z. B. PDF/A. Damit E-Rechnungen sicher archiviert werden können, sind sie mit Sicherheitsfunktionen ausgestattet, wie Authentifizierungen oder Verschlüsselungen.
6. Wie erleichtert die E-Rechnung meinen Arbeitsalltag?
- Digitaler Durchlauf des Belegs im Unternehmen: Von der Erstellung bzw. Empfang der Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen, über die Bearbeitung bis hin zur Ablage und Archivierung des Belegs. Softwaresysteme bearbeiten die E-Rechnung automatisch und erleichtern so die Arbeit.
- Reduktion von Fehlerquellen: Ihre Buchhaltungssoftware verarbeitet den Inhalt automatisch und es muss nichts manuell eingegeben werden.
- Zeitersparnis: Der Versand in einem standardisierten Format ermöglicht eine schnelle Erfassung der Rechnungen beim Rechnungsempfänger und beschleunigt die Zahlungsfreigabe. Auch die Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe lässt sich durch die automatisierte Verarbeitung schnell erledigen.
7. Wie kann ich auf E-Rechnung umstellen?
Viele Anbieter gängiger Buchhaltungssoftware bieten unterstützende Funktionen zur Handhabung von E-Rechnungen an, so auch Lexware. Oftmals sind Updates oder Erweiterungen erhältlich, um E-Rechnungsfunktionen hinzuzufügen. Wenn Sie die technischen Voraussetzungen geschaffen haben, ist es sinnvoll, auch Ihre Mitarbeiter zu schulen. Schulungen finden Sie online sowie u. a. bei Industrie- und Handelskammern, Berufsverbänden oder bei den Softwareanbietern und IT-Unternehmen selbst.
Interview mit E-Rechnungsexperte Tim Roßky
Die E-Rechnung birgt Potenziale und revolutioniert das Rechnungswesen, keine Frage. Doch ist die deutsche Wirtschaft schon so weit? Lange Zeit gab es heftige Kritik, weil der Nutzen nicht unmittelbar erkennbar war und die Umsetzungsfristen zu kurz erschienen. Tim Roßky ist Vorstandsmitglied des Verbands elektronische Rechnung (VeR) und kennt neben den Vorteilen auch die Herausforderungen der E-Rechnung. Von der Umsetzung bis zur Stimmung in der Wirtschaft - Tim Roßky hat alles im Blick. In unserem Experteninterview ordnet er die Situation ein.
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