E-Rechnung einfach erledigt mit Lexware

Der Bundesrat hat am 22.03.2024 der Einführung der E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) zugestimmt. Am 01.01.2025 tritt das Gesetz in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind Unternehmen dazu verpflichtet, E-Rechnungen gemäß EU-Norm EN 16931 von anderen Unternehmen empfangen zu können. Für den Versand von E-Rechnungen wurden Übergangsfristen und wenige Ausnahmen definiert.  

1. Übergangsfrist: bis Ende 2026
   Bis Ende 2026 kann anstelle einer E-Rechnung weiterhin eine Papierrechnung oder eine in einem anderen elektronischen Format ausgestellte Rechnung versendet werden, wenn der Empfänger der Rechnung dem zustimmt.
2. Übergangsfrist: bis Ende 2027
   1. Auch in diesem Zeitraum können weiterhin Papierrechnungen oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellte Rechnungen versendet werden. Zusätzlich zur Zustimmung des Empfängers ist hierfür aber noch eine weitere Voraussetzung: Das erstellende Unternehmen darf im vorangegangenen Kalenderjahr maximal einen Gesamtumsatz (gemäß § 19 Abs. 3 UStG) von maximal 800.000 € erzielt haben.
   2. Bis Ende 2027 dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Rechnungen im EDI-Verfahren erstellt werden, auch wenn aus der Rechnung nicht die geforderten Daten automatisch ausgelesen werden können. Ab 2028 ist das EDI-Verfahren nur erlaubt, wenn es mit den Anforderungen der E-Rechnung konform ist.

3. Wichtig: Keine Übergangsfristen für den Empfang von E-Rechnungen!

   Zwar gibt es für den Versand von E-Rechnungen die oben genannten Übergangsfristen. Ab 2025 müssen jedoch alle Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen, dazu in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Laut EU-Norm 16931 ist die E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten Format. Diese muss elektronisch übermittelt, empfangen sowie automatisch, ohne Medienbrüche, verarbeitet werden können.  

Eine Papier- oder PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung.

Folgende Rechnungen sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen:

• Rechnungen an Endverbraucher
• Rechnungen an Unternehmen im Ausland
• Kleinstrechnungen unter 250 €
• Rechnungen für Fahrausweise

Sie sind jedoch jederzeit bei Erhalt einer E-Rechnung auf Basis der EU-Norm EN 16931 dazu verpflichtet, diese empfangen zu können.

Die Archivierung der E-Rechnung erfolgt in elektronischer Form, immer entsprechend der GoBD-Vorschriften. Sprich in speziellen Archivierungssystemen oder innerhalb einer Buchhaltungssoftware, wenn diese Systeme die Anforderungen der GoBD erfüllen. Ein standardisiertes Format ist z. B. PDF/A. Damit E-Rechnungen sicher archiviert werden können, sind sie mit Sicherheitsfunktionen ausgestattet, wie Authentifizierungen oder Verschlüsselungen.

• Digitaler Durchlauf des Belegs im Unternehmen: Von der Erstellung bzw. Empfang der Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen, über die Bearbeitung bis hin zur Ablage und Archivierung des Belegs. Softwaresysteme bearbeiten die E-Rechnung automatisch und erleichtern so die Arbeit.  
• Reduktion von Fehlerquellen: Ihre Buchhaltungssoftware verarbeitet den Inhalt automatisch und es muss nichts manuell eingegeben werden.  
• Zeitersparnis: Der Versand in einem standardisierten Format ermöglicht eine schnelle Erfassung der Rechnungen beim Rechnungsempfänger und beschleunigt die Zahlungsfreigabe. Auch die Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe lässt sich durch die automatisierte Verarbeitung schnell erledigen. 

Viele Anbieter gängiger Buchhaltungssoftware bieten unterstützende Funktionen zur Handhabung von E-Rechnungen an, so auch Lexware. Oftmals sind Updates oder Erweiterungen erhältlich, um E-Rechnungsfunktionen hinzuzufügen. Wenn Sie die technischen Voraussetzungen geschaffen haben, ist es sinnvoll, auch Ihre Mitarbeiter zu schulen. Schulungen finden Sie online sowie u. a. bei Industrie- und Handelskammern, Berufsverbänden oder bei den Softwareanbietern und IT-Unternehmen selbst.