E-ready mit Lexware
E-Rechnung einfach erledigt mit Lexware
Seit 2025 greift für Selbstständige und Unternehmer im B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht. Das heißt: Word-, Excel- und PDF-Rechnungen sind bis auf wenige Ausnahmen grundsätzlich nicht mehr erlaubt. Die gute Nachricht: Vieles wird einfacher. Wir geben Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema E-Rechnung und die kommende E-Rechnungspflicht.
Das gilt für Unternehmen
Die elektronische Rechnung ist Pflicht
Unternehmen sind seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Die gesetzliche Grundlage dafür wurde mit dem Wachstumschancengesetz geschaffen. Bis zum 1. Januar 2028 gibt es unter bestimmten Voraussetzungen Übergangsfristen.
Doch wie sehen diese aus und für wen gilt die E-Rechnungspflicht? Das erfährst du in diesem Artikel.
E-Rechnung
E-Rechnungen sind mit Lexware Office E wie Einfach.
- E-Rechnungen erstellen, versenden, erfassen und verarbeiten
- Alles in einem E-Rechnungsprogramm
- Ohne Zusatzkosten
Alle wichtigen Informationen zur E-Rechnung und den E-Rechnungsformaten
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung? Worauf muss ich bei der Einführung achten? Wie sieht der Zeitplan aus und was sind eigentlich die Formate X-Rechnung oder ZUGFeRD? Unsere Artikel liefern die Antworten.
Die Übergangsfristen im Überblick
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen, zwingend in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß der EU-Norm EN 16931 zu empfangen. Noch bis 2027 gibt es für den Versand von elektronischen Rechnungen jedoch unter bestimmten Voraussetzungen Übergangsfristen. Hier ein Überblick:
eBook
E-Rechnung mit Lexware
In diesem kostenlosen eBook erhälst du alle wichtigen Informationen zur E-Rechnung und den rechtlichen Hintergründen der E-Rechnungspflicht. Darin erfährst du, was die relevanten Standards XRechnung und ZUGFeRD bedeuten und wie sie angewendet werden. Anhand von Beispielen, Checklisten und Praxistipps zeigen wir dir, wie du die Vorteile der E-Rechnung in deinem Unternehmen erfolgreich nutzen kannst. So hilft dir das eBook dabei, die neuen Regelungen erfolgreich in deinem Geschäftsalltag umzusetzen. Viel Spaß beim Lesen!
- Für wen gilt die neue E-Rechnungspflicht und welche Übergangsregelungen gibt es?
- Wo sind elektronische Rechnungen bereits Pflicht?
- Wie können Unternehmen auf E-Rechnung umstellen?
FAQ
Häufig gestellte Fragen zum Thema E-Rechnung
Was genau ist die E-Rechnungspflicht?
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das sich elektronisch verarbeiten lässt. Außerdem muss sie den Vorgaben der EU-Richtlinie (2014/55/EU) entsprechen. Zu den zulässigen Formaten zählen beispielsweise ZUGFeRD und XRechnung.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren; hierfür gibt es keine Übergangsfrist. Die Pflicht zum Versand erfolgt gestaffelt: Ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die Pflicht gilt für Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler, die steuerbare Leistungen erbringen. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG und unternehmerisch tätige Vereine sind betroffen.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland?
Nein, die aktuelle Neuerung betrifft zunächst nur Rechnungen zwischen Unternehmern, die beide im Inland (Deutschland) ansässig sind.
Welche Formate gelten als offizielle E-Rechnung?
Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format vorliegen. Die gängigsten Formate sind die rein datenbasierte XRechnung (Standard für Behörden) und das hybride ZUGFeRD-Format (PDF mit eingebetteter XML-Datei).
Reicht eine normale PDF-Rechnung weiterhin aus?
In der Übergangszeit bis Ende 2026 (bzw. 2027 für kleine Unternehmen) dürfen PDFs mit Zustimmung des Empfängers noch versendet werden. Langfristig gelten einfache PDFs jedoch nicht mehr als ordnungsgemäße E-Rechnung.
Was ist bei Kleinbetragsrechnungen zu beachten?
Rechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 € (z. B. Tankquittungen) sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht befreit und können weiterhin als Papierbeleg oder einfaches PDF ausgestellt werden.
Wie werden E-Rechnungen in Lexware Office empfangen?
E-Rechnungen können per Drag & Drop oder Upload erfasst werden. Die Software liest die strukturierten XML-Daten (Beträge, Steuer, IBAN) automatisch aus, was manuelle Tippfehler verhindert.
Erstellt Lexware Office automatisch E-Rechnungen?
Nicht automatisch beim Standard-Rechnungslauf. Damit eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) erstellt wird, muss der entsprechende Kontakt explizit dafür konfiguriert sein.
Wie erfolgt die Archivierung?
Lexware Office archiviert alle Belege automatisch beim Erfassen revisionssicher und GoBD-konform für die gesetzliche Dauer von 10 Jahren. Auch nach einer Kündigung des Accounts behalten Sie Lesezugriff auf diese Daten.
Kann ich mehrere Firmen in einem Account verwalten?
Nein, Lexware Office ist nicht mehrmandantenfähig. Für jede Firma muss ein separater Account angelegt werden.
Müssen auch Gutschriften als E-Rechnung erstellt werden?
Ja, die neuen Regelungen zur E-Rechnungspflicht gelten ausdrücklich auch für die Ausstellung von Gutschriften.
Was passiert bei Fehlern in einer empfangenen E-Rechnung?
Eine fehlerhafte E-Rechnung darf nicht erfasst werden. Sie müssen den Aussteller um eine Stornierung und die Zusendung einer korrigierten E-Rechnung im korrekten Format bitten.
Interview mit E-Rechnungsexperte Tim Roßky
Die E-Rechnung birgt Potenziale und revolutioniert das Rechnungswesen, keine Frage. Doch wie ist die Umsetzung in der deutschen Wirtschaft angelaufen? Lange Zeit gab es heftige Kritik, weil der Nutzen nicht unmittelbar erkennbar war und die Umsetzungsfristen zu kurz erschienen. Tim Roßky ist Vorstandsmitglied des Verbands elektronische Rechnung (VeR) und kennt neben den Vorteilen auch die Herausforderungen der E-Rechnung. Von der Umsetzung bis zur aktuellen Stimmung in der Wirtschaft - Tim Roßky hat alles im Blick. In unserem Experteninterview ordnet er die Situation ein.
Du bist noch unsicher, ob bei dir akuter Handlungsbedarf besteht?
Die nebenstehende Grafik zeigt dir auf Basis deines aktuell genutzten Rechnungsformats, ob akuter Handlungsbedarf besteht. Folge einfach den Pfaden. Du hast Bedarf? Dann hilft dir eine unserer Software-Lösungen weiter. Mache mit unserem Kaufratgeber den Test und finde ganz einfach heraus, welche Lösung für deinen Betrieb am besten geeignet ist.
Kaufratgeber
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