clockin
Integration der clockin Tools für fehlerfreie zeitsparende Abläufe
Smarter arbeiten und aufwandlos fehlerfrei abrechnen dank digitaler Lösungen
Björn Schwede als Inhaber einer professionellen Immobilienverwaltung hat seine Prozesse mithilfe von clockin, Lexware Office und Lexware Lohn optimiert
Immobilienverwalter Björn Schwede gründete seine Hausverwaltung in Kirchhain-Großseelheim beziehungsweise Stadtallendorf im Jahr 2023 als eine lukrative Nebentätigkeit, weil seine eigenen Immobilien ihm das spannende Potenzial gezeigt hatten. Schnell nahm die Geschäftsidee Fahrt auf - seit Februar 2025 ist er voll selbständig, betreut über 500 Einheiten und ein wachsendes Team aus Teilzeitkräften und Minijobbern. Um die ebenfalls steigende Komplexität komfortabel zu bewältigen, hat er Papier in seinen Abläufen abgeschafft und setzt auf digitale Lösungen: Lexware Office für Angebote, Rechnungen, Lohnabrechnung und Steuerprozesse, Clockin erfasst Arbeitszeiten und Urlaubsanträge der Mitarbeitenden insbesondere im Hausmeisterdienst.
Durch die Kombination der Tools profitiert Björn von klar strukturieren Porzessen, die ihm ein schnelles Reagieren und damit verlässlichen Service für Eigentümer und Mieter ermöglichen. Die hohe Betreuungsqualität zahlt sich aus, zufriedene Kundschaft empfiehlt Immo-Schwede regelmäßig weiter.
Case Study
Integration der clockin Tools für Zeiterfassung und Projektmanagement mit Lexware Office für fehlerfreie zeitsparende Abläufe
Anforderungen
Björn Schwede suchte für seine Hausverwaltung eine digitale Lösung, die Stunden zuverlässig digital erfasst, diese auch projektbezogen auswertbar macht und dann bei Bedarf direkt in rechtskonforme Rechnungen überführt werden kann. Gleichzeitig sollten Buchhaltungsvorgänge, Umsatzsteuervoranmeldungen und Lohnabrechnungen ebenfalls rechtssicher, intuitiv bedienbar und ohne Steuerberaterabhängigkeit funktionieren. Wichtig war ihm außerdem, dass die Apps und Tools intuitiv bedienbar sind und sich diese Prozesse in eine weitgehend papierlose, digital aufgestellte Hausverwaltung integrieren und bei weiterem Wachstum dann auch aufwandlos skalieren lassen.
Umsetzung
Als Lexware Office Premium Coach und Bilanzbuchhalterin kannte Mandy Rohm die zahlreichen Vorteile der Unternehmens- und Björn entschied sich zeitnah nach seiner nebenberuflichen Gründung für Lexware Office, weil die Buchhaltungslösung sich bei seinem Vergleich diverser Tools als die aus seiner Sicht übersichtlichste und intuitivste Anwendung ist.
Seine Angebote, Rechnungen, Lohnabrechnungen, Umsatzsteuermeldungen und Jahresabschlüsse laufen heute vollständig über die Lexware Office Buchhaltungslösung und auch die Steuerberaterin kann über den integrierten Zugang an die Daten. Mit den ersten Mitarbeitern merkte der professionelle Hausverwalter schnell, dass er für die Zeiterfassung ebenfalls eine hochwertige Lösung brauchte, um die problematischen da unübersichtlichen Stundenzettel auf Papier und per Whatsapp abzuschaffen.
Die Entscheidung für Clockin fiel aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit und praxisnahen Funktionen: Er optimiert damit die Zeiterfassung im Hausmeisterbereich. Projekte werden in Clockin angelegt, die Mitarbeitenden stempeln ihre Zeiten am Smartphone und bei Bedarf können diese Daten dann an Lexware Office übergeben werden, um Abrechnungen schneller und ohne Medienbrüche oder Übertragungsfehler zu erstellen.
Lösung
Die Kombination von Lexware Office, Lexware Lohn und Clockin führte in der Hausverwaltungsfirma von Björn Schwede zu deutlich schlankeren Abläufen. Die komplette Zeiterfassung sowie alle Urlaubs- und Krankmeldungen erfolgen heute komplett digital über Clockin, wodurch Björn die Nachweise für eventuelle Prüfungen jederzeit vorliegen und manuelle Stundenzettel vollständig entfallen. In Lexware Office und dem Lexware Office Lohnmodul laufen alle kaufmännischen und steuerlichen Prozesse zusammen; Belege werden digital über Inbox und Scanfunktionen verarbeitet, Umsatzsteuer und Lohnabrechnungen werden mit wenigen Klicks übermittelt.
Dadurch spart das Team sowohl mindestens 200 Blatt Papier nur für Seiten Lohnunterlagen pro Jahr als auch täglich wertvolle Zeit für administrative Abläufe und verhindert Datenübertragungsfehler, wie sie bei manuellen Abläufen vorkommen würden. Angenehmer Nebeneffekt: So zu arbeiten macht auch den Mitarbeitenden Spaß.
Ergebnisse
Papierfrei, smart und digital: Durch die Automatisierung seiner Verwaltungs- und Lohnprozesse in der Kombination Clockin mit Lexware Office spart Björn jährlich spürbar Zeit, Nerven und Papier. Statt viele Stunden mit dem manuellen Übertragen von Stundenzetteln für ein wachsenden Team zu verbringen, verfügt der Inhaber der Immo-Schwede Hausverwaltung über revisionssichere Zeitnachweise und rechtssichere Buchhaltungsdaten. Das Büro arbeitet fast vollständig papierlos und Björn kann außerdem Aufgaben auslagern, ohne diese beaufsichtigen zu müssen. Björn Schwede: „Meine Angebote, Rechnungen, Lohnabrechnungen und die Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung, alles was mit meinem Unternehmen zu tun hat, geht komplett mühelos über Lexware Office. Zeiterfassung und Zuordnung zu Projekten erledigen die Mitarbeiter auf dem Smartphone mit Clockin … Ich bin wirklich sehr zufrieden mit dieser Kombination von Apps.“
Björn Schwede
Der professionelle Hausverwalter Björn Schwede ist ursprünglich gelernter Schreiner.
Er hat sich privat Immobilien gekauft, diese saniert und vermietet und basierend auf diesen Erfahrungen und stetiger Weiterbildung dann seine heutige Immobilienverwaltung gegründet und aufgebaut. Seit 2025 arbeitet er voll selbstständig, beschäftigt mehrere Teilzeitkräfte und Hausmeister und betreut rund 500 Einheiten. Er beschreibt sein Wachstum „wie so eine Rakete nach vorne“ und sieht seinen Antrieb darin, spürbaren Mehrwert durch gute Verwaltung zu liefern – so wie er sich das für seine eigenen Immobilien auch immer gewünscht hat.
Über Schwede Immobilienmanagement
Die professionelle und nachhaltige Schwede Immobilienmanaement Hausverwaltung von Björn Schwede betreut in Kirchhain-Großseelheim beziehungsweise bis 50km um seinen Standort herum rund 500 Verwaltungseinheiten und bietet Eigentümern ein Komplettpaket von der Mieterkommunikation und Betriebskostenabrechnung bis zur Organisation von Eigentümerversammlungen und der Koordination mit Handwerker von Instandhaltungen und reparaturen.
Ein eigener Hausmeisterdienst ermöglicht schnelle Reaktionen bei Schäden wie klemmenden Rollläden oder defekten Türen. Das 2023 gegründete Unternehmen ist konsequent digital aufgestellt, arbeitet mit 24/7-Telefondienst und legt großen Wert auf zeitgemäße Kommunikation, Weiterbildungen und das Ziel, den langfristigen Erfolg und die Wertsteigerung der Objekte der Kunden zu sichern. Björn: „Wir wissen, dass jede Immobilie einzigartig ist und individuelle Herausforderungen mit sich bringt. Deshalb setzen wir auf eine persönliche und transparente Zusammenarbeit, um optimale Ergebnisse zu erzielen.“
Über clockin
Clockin ist die mobile Projektzeiterfassung und -dokumentation per Smartphone, Tablet oder PC und einer Lexware Office Integration für automatisierte Prozesse. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten einfach digital und direkt auf das jeweilige Projekt. Über die intuitive Clockin App werden alle Fortschritte in Echtzeit und revisionssicher per Foto, Skizze oder Notiz dokumentiert. Formularen und Checklisten verhelfen jederzeit zum Überblick und vereinfachen die Projektorganisation. Sämtliche Infos landen automatisch in der digitalen Projektakte und können zeit- und ortsunabhängig eingesehen werden. Auf Wunsch auch von den Kunden, deren Zeiten abgerechnet werden, ganz unkompliziert per Link.
Die 10 größten Vorteile auf einen Blick
- Digitale, projektbezogene Zeiterfassung statt Zettelwirtschaft.
- Schnelle Rechnungsstellung, da Projektstunden direkt übernommen werden können.
- Revisionssichere Dokumentation von Arbeitszeiten für mögliche Prüfungen.
- Vollständig digitale Lohnabrechnungen, die Mitarbeitende selbst abrufen.
- Papierersparnis von zum Beispiel rund 100 Seiten pro Jahr allein im Lohnbereich.
- Umsatzsteuervoranmeldung und Steuerdatenübermittlung mit wenigen Klicks.
- Intuitive Bedienung mit Hinweisen und Assistenten, die Arbeit abnehmen.
- Administrative Entlastung durch klare Rollen und Berechtigungen in Clockin
- Transparenz über Aufwand pro Objekt und Projekt und abrechenbare Leistungen
- Skalierbare Prozesse für eine aufstrebende Hausverwaltungsfirma
Weitere Case Studies
Mit dem passenden Partnerangebot zur idealen Buchhaltungsanbindung
So unterschiedlich die Anforderungen und Bedürfnisse der einzelnen Branchen und deines Unternehmens sind – mit unserem flexiblen Partner-Angebot bieten wir dir die passende Lösung für die Buchhaltungsanbindung. Erfahre durch unsere Case Studies, welche Vorteile Lexware Office dem jeweiligen Unternehmen bieten, und überzeuge dich von unserer Software sowie Services in der Anwendung.
