Definition
Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung ist eine Korrekturrechnung, mit der Sie eine zuvor ausgestellte Rechnung rückgängig machen oder ändern. Die Stornorechnung kommt in der Regel zum Einsatz, wenn es notwendig ist, eine bereits erstellte Rechnung zu stornieren – beispielsweise, weil ein Kunde eine Bestellung zurückgezogen oder ein Produkt zurückgegeben hat. Ein weiteres Beispiel für eine notwendige Rechnungskorrektur sind Preisänderungen.
Sie ermöglicht den beteiligten Parteien, die Korrekturen und Änderungen transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. In vielen Fällen wird die Stornorechnung als Begleitdokument zur ursprünglichen Rechnung verwendet, um den Verlauf der Transaktion nachvollziehbar zu machen.
Insbesondere, wenn Sie noch keine Rechnungssoftware für Ihre Faktura nutzen, ist ein Stornorechnung-Muster genauso praktisch wie eine Vorlage für eine Rechnung mit Umsatzsteuer. Wir stellen Ihnen ein entsprechendes Beispiel zum Gratis-Download hier zur Verfügung.
Was sollte eine Stornorechnung enthalten?
Um Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu gewährleisten, sollte die Stornorechnung nach einem bestimmten Muster gestaltet sein und gewisse Informationen enthalten:
- Überschrift: Die Stornorechnung sollte klar als "Stornorechnung" gekennzeichnet sein, um sie von einer regulären Rechnung zu unterscheiden.
- Nummer und Datum: Jede Stornorechnung benötigt eine eindeutige Rechnungsnummer und ein Datum der Rechnungserstellung.
- Absender und Empfänger: Vermerken Sie auf der Stornorechnung den Namen und die Kontaktdaten des Absenders (Ihr Unternehmen) sowie des Empfängers (Kunde oder Lieferant). Auch die Steuernummer des Absenders sollte in der Rechnung enthalten sein.
- Rechnungsdetails: Die Stornorechnung sollte alle relevanten Informationen der Ursprungsrechnung enthalten, einschließlich der Rechnungsnummer, des Rechnungsdatums und der zu stornierenden oder zu ändernden Positionen. Es ist wichtig, dass Sie dabei klare Angaben machen und die entsprechenden Beträge negativ angeben. Dies ermöglicht den Ab- und Ausgleich mit der ursprünglichen Rechnung.
- Stornierungsgrund: Geben Sie auf der Stornorechnung am besten den Grund für die Stornierung oder Änderung an – beispielsweise ein mangelhafter Artikel, eine Preisänderung oder eine falsche Menge oder eine Vertragsverletzung.
- Zahlungsbedingungen: Vergessen Sie außerdem nicht, Informationen rund um die Zahlung anzugeben. Dazu gehören unter anderem der zu zahlende Rechnungsbetrag (besonders, wenn dieser von dem auf der Originalrechnung genannten abweicht) und das Fälligkeitsdatum.
- Unterschrift und Stempel: Die Stornorechnung sollte von einem autorisierten Vertreter in Ihrem Unternehmen unterzeichnet und gegebenenfalls mit einem Firmenstempel versehen werden.
Tipp
Nutzen Sie ein Muster für eine Stornorechnung
Mit einem Muster oder einer Vorlage für eine Stornorechnung vereinfachen Sie sich nicht nur die Arbeit, sondern können auch sicher sein, alle relevanten Informationen und Inhalte zu berücksichtigen. Dabei ist es unerheblich, ob Sie ein PDF oder eine Word-Datei als Muster für Ihre Stornorechnung verwenden. Wichtig ist nur, dass Sie individuelle Angaben auf Ihr Unternehmen anpassen.
Wann erstelle ich eine Stornorechnung, wann eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift?
Die Begriffe „Stornorechnung“, „Rechnungskorrektur“ und „Gutschrift“ fallen oft in einem Zusammenhang. Dabei unterscheiden sich die drei Bezeichnungen jedoch in Details und sind keine hundertprozentigen Synonyme.
Rechnungskorrektur
Berichtigung einer fehlerhaften oder ungenauen Rechnung
- In der Regel bei falschen Angaben in der Originalrechnung – beispielsweise, wenn Sie sich bei Liefermengen, Preisen und ähnlichem vertan haben
Stornorechnung
Zur Stornierung oder Änderung einer bereits ausgestellten Rechnung
- Zum Beispiel verwenden, um eine Transaktion rückgängig zu machen
Gutschrift
In der Regel, um einem Kunden eine Rückerstattung oder einen Ausgleich zu gewähren; enthält einen positiven Betrag, den Sie dem Kunden gutschreiben
- Beispielsweise, wenn Sie eine Rücksendung akzeptieren oder einen Rabatt geben
Besonders wichtig ist der Unterschied zwischen Stornorechnung und Gutschrift. Denn diese sind auf kaufmännischer Ebene gleich, in Sachen Steuerrecht jedoch zwei unterschiedliche Dinge:
- Eine Stornorechnung hat immer einen Bezug zu einer vorangegangenen Rechnung und negiert den darauf enthaltenen Gesamtbetrag.
- Eine Gutschrift ergänzt eine Rechnung oder kann auch komplett für sich stehen. Außerdem ist die Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne eine umgekehrte Rechnung: Sie weist einen positiven Betrag auf, die Stornorechnung dagegen in der Regel einen negativen.
7 Tipps: Was Sie bei einer Stornorechnung beachten sollten
Für die Erstellung einer Stornorechnung gelten im Großen und Ganzen dieselben Voraussetzungen wie bei einer „normalen“ Rechnungsstellung. Beachten Sie darüber hinaus die folgenden Tipps:
- Verwenden Sie ein geeignetes Format für die Stornorechnung, das den rechtlichen Anforderungen und den Standards Ihres Unternehmens entspricht.
- Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen auf der Stornorechnung angegeben sind. Hierzu können Sie sich an unserem Muster für Stornorechnungen orientieren.
- Formulieren Sie die Stornorechnung klar und präzise, um Missverständnisse zu vermeiden. Geben Sie genau an, dass es sich um eine Stornorechnung handelt, und erklären Sie den Grund für die Stornierung.
- Machen Sie die Verbindung zur ursprünglichen Rechnung deutlich. Geben Sie hierfür relevante Angaben wie die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum an. Dadurch erleichtern Sie die Nachverfolgbarkeit.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Stornorechnung den geltenden rechtlichen Anforderungen entspricht, insbesondere im Hinblick auf steuerliche Vorschriften und Buchhaltungsstandards.
- Behalten Sie eine Kopie der Stornorechnung und bewahren Sie diese gemäß den gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien auf. Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist wichtig, um bei Bedarf Nachweise oder Referenzen bereitzustellen.
- Informieren Sie den Kunden über die Stornorechnung und klären Sie gegebenenfalls weitere Schritte oder Rückerstattungen.
