Abschlagsrechnung: Alles auf einen Blick
Gerade bei großen Aufträgen kann es hilfreich sein, Rechnungen über Abschläge an Kunden zu stellen. Teilleistungen werden dabei über mehrere Abschlagsrechnungen als Vorschuss abgerechnet, zuletzt folgt die Schlussrechnung. Was genau eine Abschlagsrechnung bedeutet und was dabei zu beachten ist, erfahren Sie im Folgenden.
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Zusammenfassung
Abschlagsrechnung im Überblick
- Mit der Abschlagsrechnung wird das prozentuale Bezahlen einer oder mehrerer Teilleistungen der vereinbarten Gesamtsumme vor Abschluss des Projekts bezeichnet.
- Die Abschlagsrechnung kann als Vorauszahlung eines Teilbetrags gesehen werden.
- Die Begriffe Abschlagsrechnung, Abschlagszahlung, Akontozahlung und Akontorechnung können synonym verwendet werden.
- Es gibt verschiedene Arten von Abschlagsrechnungen: Die einfache und die kumulierte Abschlagsrechnung.
- Es ist zwischen Abschlags-, Anzahlungs-, Teilrechnung zu unterscheiden.
- Die Schlussrechnung folgt immer auf die Abschlagsrechnung. In ihr werden die bezahlten Teilleistungen von der Gesamtsumme abgezogen und ein Restbetrag ermittelt.
Definition
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Bei einer Abschlagsrechnung, auch bekannt als Abschlagszahlung, Akontozahlung und Akontorechnung, erfolgt die Zahlung einer Leistung oder Ware in Teilen vor der Fertigstellung bzw. vor der kompletten Lieferung.
Abschlagszahlungen befinden sich dabei in gewisser Weise unter Vorbehalt. Als Unternehmer schreiben Sie eine Abschlagsrechnung, wenn die Erbringung der Leistung nur zu einem bestimmten Teil erfolgt ist. Dabei fand jedoch noch kein Projektabschluss oder keine vollständige Lieferung der Ware statt. Das heißt, die Abschlagszahlung wird für einen Teilbetrag einer noch nicht erbrachten Leistung bzw. noch nicht gelieferten Ware als Vorauszahlung erstellt. Der Kunde muss die Ware oder Leistung erst noch erhalten bzw. abnehmen.
Das kommt zum Beispiel häufig bei Vorfinanzierungen eines längeren, umfangreichen Projekts durch den Auftragnehmer oder anderen Arten von Vorkasse vor. In solchen Fällen werden mit Abschlagsrechnungen finanzielle Risiken für Unternehmen geringgehalten und Liquiditätsengpässen vorgebeugt. Außerdem kommen Abschlagsrechnungen sehr oft bei sogenannten Zug-um-Zug-Geschäften zum Tragen, bei denen es mehr Zeit zur Fertigstellung bedarf.
Vorteile einer Abschlagsrechnung
In bestimmten Fällen kann es besonders sinnvoll sein, Abschlagrechnungen zu vereinbaren. Vor allem für Freelancer, bei Warenlieferungen oder für Auftraggeber längerer Projekte sind Abschlagsrechnungen von Vorteil:
- Freelancer und Abschlagsrechnungen
Besonders für Freelancer bietet es sich an, Abschlagsrechnungen zu vereinbaren. Damit gehen sie auch bei Annahme großer, zeitintensiver Projekte mit längerer Laufzeit sicher, für ihre Leistung bezahlt zu werden. - Warenlieferungen und Abschlagsrechnungen
Auch bei Warenlieferungen sind Abschlagsrechnungen nicht unüblich. Ein gutes Beispiel hierfür sind Bauunternehmer, die eine Bezahlung z. B. nicht erst nach Bau des fertigen Hauses benötigen. Schließlich müssen diese selbst die laufenden Kosten bis dahin begleichen. - Auftraggeber längerer Projekte und Abschlussrechnungen
Genauso profitieren Auftraggeber längerer Projekte von der Vereinbarung von Abschlagsrechnungen, denn durch sie erlangen sie Planungssicherheit. So sind sie beispielsweise schon am Anfang des Monats darüber im Bilde, in welchem Zeitraum sie welchen Betrag an den Dienstleister oder Lieferanten als Auftragnehmer zu zahlen haben.
Arten der Abschlagsrechnung
Bei der Abschlagsrechnung unterscheidet man zwischen der einfachen und der kumulierten Abschlagsrechnung.
Einfache Abschlagsrechnung
Bei der einfachen Abschlagszahlung, auch bekannt als Einzelabschlagsrechnung oder pauschale Abschlagsrechnung, handelt es sich um Leistungen von Einzelrechnungen, die einen einzelnen Endbetrag aufweisen und für sich alleinstehen. Aus diesem Grund nennt man sie auch pauschale Abschläge. Die einzelnen Abschlagsrechnungen werden mit der entsprechenden Summe für die erbrachten Teilleistungen erstellt. In der sogenannten Schlussrechnung werden die übrigen Teilleistungen berechnet und alle Einzelabschlagsrechnungen verrechnet.
Kumulierte Abschlagsrechnung
Anders als die einfache Abschlagsrechnung enthält die kumulierte Rechnung alle Posten bis zur Schlussrechnung. Es erfolgt eine Aktualisierung bzw. Erweiterung der Rechnung um neue Posten in regelmäßigen Abständen. Bei ihr kommt es zur Abrechnung aller schon erbrachten Leistungen sowie Abzug der Zahlungen aus den vorherigen Rechnungen. Bei der kumulativen Abschlagsrechnung erhält der Leistungsempfänger also alle Informationen in einem Beleg.
Wichtige Angaben bei einer Abschlagsrechnung
Um Unstimmigkeiten mit Kunden oder dem Finanzamt zu vermeiden, müssen beim Schreiben der Abschlagsrechnung die folgenden Angaben in jedem Fall enthalten sein:
- Korrekte Pflichtangaben: Auf Ihrer Abschlussrechnung dürfen keine wichtigen Rechnungsbestandteile fehlen.
- Korrekte Bezeichnungen: Es ist zwischen Teil- und Abschlagsrechnung zu unterscheiden und das Dokument entsprechend zu benennen.
- Korrekte Abschlussrechnung: Bereits eingegangene Zahlungen müssen mit noch offenen Beiträgen am Ende des Projekts verrechnet werden. Achten Sie dabei auf besondere Sorgfalt. Im Zweifel ist es ratsam, die Rechnungen lieber doppelt zu überprüfen.
Unterschied zwischen Schlussrechnung und Anzahlungsrechnung
Schlussrechnung
Nach Projektabschluss oder Lieferung aller Waren, schreiben Sie eine Schluss- bzw. Endrechnung. Beachten Sie dabei, diese Rechnung eindeutig als solche zu kennzeichnen. Bei der Schlussrechnung wird der Gesamtbetrag aufgeführt und alle Leistungen aufgestellt, die vom Kunden bereits beglichen wurden. Das gibt Ihnen und dem Kunden einen Überblick darüber, welche Kosten konkret angefallen sind.
Mit der Schlussrechnung wird die finale Gesamtrechnung nach Auftragsabschluss bezeichnet. Darin werden die schon geleisteten Abschlagszahlungen von der Gesamtsumme abgezogen.
Der noch ausstehende Restbetrag wird daraus gezogen. Auf ihn wird ebenfalls die Umsatzsteuer erhoben.
Ihre Schlussrechnung sollte
- schon erbrachte und beglichene Teilleistungen aufschlüsseln.
- die bezahlten Beiträge und die jeweilige Umsatzsteuer auflisten.
- alle erbrachten Teilleistungen, die noch bezahlt werden müssen, auflisten.
Tipp
Abschlagsrechnung und Umsatzsteuer
Weisen Sie auf Ihrer Abschlagsrechnung Umsatzsteuer aus, ist diese nach jeder Rechnungsstellung ans Finanzamt abzuführen (Sollversteuerung). Es ist nicht mit der Umsatzsteuerzahlung zu warten, bis die Schlussrechnung von Ihnen gestellt wird.
Anzahlungsrechnung
Bei einer Anzahlungsrechnung ist das anders. Viele Unternehmer oder Freelancer treffen mit ihren Kunden die Vereinbarung, eine Anzahlung bei Projektannahme zu tätigen. Ist dies bei Ihnen der Fall, dürfen Sie nicht vergessen, diese Rechnung in jedem Fall als Anzahlungsrechnung auszuweisen.
Denn bei einer Anzahlungsrechnung wird die Umsatzsteuer erst nach Eingang des Betrags auf Ihrem Konto fällig. Vor allem bei hohen Rechnungsbeträgen kann es von Vorteil sein, die Umsatzsteuer nicht schon vor ihrem Eingang zahlen zu müssen.
Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Teilrechnung
Ab und zu werden die Begriffe Abschlagsrechnung und Teilrechnung als Synonyme verwendet. Da sie sich jedoch in der Genauigkeit der abgerechneten Teilleistungen unterscheiden, sind sie das genau genommen nicht.
Die Ausstellung einer Teilrechnung erfolgt für einen Teilbetrag eines Auftrags, bei dem dessen Leistung noch nicht erbracht wurde. Derartige Rechnungen können als Anzahlungen betrachtet werden, wenn z. B. im Voraus langfristige Leistungen in Rechnung gestellt werden. Die Ausstellung der Teilrechnung erfolgt grundsätzlich als prozentualer Wert.
Während bei einer Teilrechnung alle Leistungen detailliert aufgeschlüsselt werden, enthält die Abschlagsrechnung gröbere Werte. Sie tauchen auf ihr als prozentuale Abschläge für die verschiedenen Lieferungen und Leistungen auf.
Höhe der Abschlagsrechnung
Gesetzliche Regelungen für die Mindesthöhe einer Abschlagsrechnung liegen nicht vor. Ihre Höhe ist abhängig von individuellen Vereinbarungen zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber.
Tipp
§ 632a BGB
Artikel § 632a des Bundesgesetzbuches enthält einen allgemeinen Eintrag zur Abschlagshöhe. Nach diesem wird der Anspruch von Unternehmern in Werk- oder Bauverträgen geregelt. Danach kann der Unternehmer vom Besteller eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der Leistung verlangen, die er erbracht hat und die er ihm dem Vertrag nach schuldet.
Wann darf eine Abschlagsrechnung gestellt werden?
Wenn Sie eine Abschlagsrechnung stellen möchten, müssen Sie die folgenden Dinge beachten:
- Die Teilleistung, die erbracht wurde, muss mängelfrei sein.
- Die Höhe des Abschlagsbetrags muss geringer sein als die vereinbarte Gesamtsumme.
- Die jeweiligen Leistungen müssen in der Abschlagsrechnung beschrieben und verrechnet sein.
Falls die Leistungen, die erbracht wurden, nicht vertragsgerecht sind, kann der Auftraggebende verweigern, einen angemessenen Teil des Abschlags zu zahlen. Laut dem BGB verbleibt die Beweislast für die vertragsgemäße Leistung bis zur Abnahme beim Unternehmer.
Diese Fehler sollten Sie bei der Abschlagsrechnung vermeiden
Bei der Verwaltung und Stellung von Rechnungen kann es zu vielen Fehlern kommen. Bei Abschlagsrechnungen im Bauwesen muss nach der Vergabe- und Verdienstordnung für Bauleistungen (VOB) zusätzlich Acht gegeben werden, eine detaillierte Aufstellung der Leistungen anzuführen. Außerdem müssen Sie die Umsatzsteuer für jeden Posten separat ausweisen.
Um Zahlendreher, vergessene Rechnungsnummern oder falsche Umsatzsteuersätze zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, manuelle Eingaben nach Möglichkeit zu reduzieren. Stattdessen können Sie eine Rechnungssoftware verwenden, bei der ein Teil der Angaben automatisiert erstellt wird. Das hilft Ihnen, Ihre Abschlagsrechnung richtig zu schreiben.
